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2026年工业机器人公司采购计划编制与审批流程管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司采购计划编制与审批全流程管理，强化采购工作的计划性、科学性和合规性，优化采购资源配置，控制采购成本，保障工业机器人产品（整机、核心零部件、定制化解决方案配套物料、生产辅料等）研发、生产、销售及日常运营所需物料、服务的及时供应，防范采购风险，提升采购效率和资金使用效益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规及公司供应链管理、财务管理等相关制度，结合工业机器人行业采购特点（核心零部件技术要求高、采购周期长、质量标准严、供应链稳定性要求高）及公司经营实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及所属全资、控股分支机构所有采购计划的编制、提报、审核、审批、执行、调整及相关管理活动，覆盖公司全品类采购事项，包括但不限于：工业机器人核心零部件（伺服电机、控制器、减速器等）采购、原材料采购、生产辅料采购、研发试验物料采购、办公物资采购、设备及配件采购、维修服务采购、物流运输服务采购、咨询服务采购等。所有参与采购计划编制、审核、审批、执行的部门、岗位及相关人员，均须严格遵守本制度规定。

第三条核心定义

1.采购计划：指公司根据经营目标、生产计划、研发计划、库存状况及市场需求，对一定时期内所需采购的物料、服务的种类、数量、质量标准、规格型号、采购周期、预算金额、采购方式等进行科学规划后形成的书面文件，是采购工作的核心依据。

2.编制主体：指负责发起采购计划编制工作的部门，包括生产部、研发部、采购部、行政部、设备部等各需求部门及归口管理部门，根据采购品类明确具体编制责任主体。

3.审核主体：指负责对采购计划的合理性、可行性、合规性进行审查的部门，包括采购部、财务部、质检部、法务部等相关职能部门。

4.审批主体：指根据公司权限划分，负责对审核通过的采购计划进行最终批准的岗位或管理层级，确保采购计划符合公司经营战略和整体利益。

5.采购计划调整：指采购计划审批通过后，因市场变化、生产需求调整、研发方案变更、库存波动等特殊原因，对采购计划中的品类、数量、规格、预算、周期等内容进行修改、补充或撤销的行为。

第四条管理原则

1.战略对齐原则：采购计划编制须紧密结合公司年度经营目标、生产计划、研发计划，确保采购工作服务于公司核心业务发展，与公司供应链战略、成本管控战略保持一致，避免盲目采购、重复采购。

2.科学合理原则：采购计划编制需基于准确的需求预测、库存数据、市场调研，结合工业机器人行业采购特点，科学测算采购数量、采购周期，确保计划的可行性和合理性，平衡供应及时性与库存周转率，降低库存积压和供应短缺风险。

3.合规合法原则：采购计划的编制、审核、审批及执行全过程，严格遵守国家相关法律法规、行业规范及公司各项管理制度，规范采购流程，防范法律风险和合规风险，杜绝违规采购行为。

4.成本可控原则：采购计划编制需严格控制采购预算，结合市场价格走势、供应商报价情况，优化采购成本，在保障质量和供应的前提下，最大限度降低采购支出，提升资金使用效益。

5.权责清晰原则：明确采购计划编制、审核、审批、执行各环节的责任主体、岗位职责及工作要求，做到权责对等、分工明确、流程顺畅，确保各环节高效衔接、责任可追溯。

6.动态适配原则：密切跟踪市场变化、生产研发需求调整及库存动态，及时优化采购计划，确保采购计划能够灵活适配公司经营情况的变化，保障采购工作的灵活性和及时性。

第五条职责分工

1.需求部门：作为采购计划编制的发起主体，负责根据本部门生产、研发、办公等实际需求，准确提报采购需求，编制本部门采购计划草案，提供采购物料、服务的详细规格、质量标准、数量、需求时限等相关信息，配合采购部开展市场调研、供应商对接等工作，参与采购计划的评审，负责采购计划执行过程中的需求确认及异常反馈。

2.采购部：作为采购计划的归口管理部门，负责统筹公司所有采购计划的汇总、整理、初审，组织开展市场调研、供应商询价、价格测算等工作，对采购计划的合理性、采购方式的合规性进行审核，牵头组织采购计划评审会议，跟踪采购计划的执行进度，协调解决采购计划执行过程中的异常问题，负责采购计划调整的汇总及提报，建立采购计划管理台账，做好相关记录归档工作。

3.财务部：负责对采购计划的预算合理性、资金可用性进行审核，核查采购预算是否符合公司年度财务预算及资金计划，测算采购资金成本，审核采购价格的合理性，监督采购资金的使用情况，确保采购资金合规、高效使用，参与采购计划评审及调整审核。

4.质检部：负责对采购计划中物料、服务的质量标准、验收要求进行审核，结合工业机器人产品质量管控要求，明确采购物料