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2026年工业机器人公司差旅费用报销标准与审批管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司差旅费用管理，明确差旅费用报销标准、审批流程及责任边界，保障员工因公出差的合理费用支出，降低企业运营成本，提升费用管控效率，结合公司工业机器人业务特点（含项目现场实施、客户对接、技术交流等出差场景）及国家相关财务法规，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司全体员工因公出差产生的交通、住宿、伙食补助、市内交通、杂费等费用的申请、审批、报销及管控工作，涵盖国内（不含港澳台）所有出差场景，境外出差另行制定专项规定。本制度所指出差为员工因工作需要离开常驻地（公司注册地）前往其他地区开展工作，且单次出差时长不超过30天的行为；超过30天的异地长期派驻按公司异地办公管理规定执行。

第三条基本原则

必要性原则：出差需基于工作实际需求，优先采用远程沟通、线上会议等方式解决工作问题，确需现场办理的方可申请出差，严禁无实质工作内容的出差行为。

经济性原则：员工出差应选择经济、便捷的交通和住宿方式，在满足工作需求的前提下，优先选择性价比高的出行方案，降低费用支出。

标准化原则：按岗位层级、出差地区级别制定统一的费用报销标准，无特殊情况不得突破标准，确保费用管控的公平性和规范性。

先审批后出行原则：所有出差均需提前完成审批流程，未经审批擅自出差的，相关费用不予报销；紧急出差可先报备后补审批，但报备需在出行后24小时内完成。

实报实销原则：报销费用需与出差实际情况相符，凭合法、有效的原始票据报销，严禁虚报、冒领、套取差旅费用，确保费用支出真实合规。

第四条管理职责

财务部：作为差旅费用管控牵头部门，负责制定并更新差旅报销标准，审核报销票据的合法性、合规性，复核费用金额是否符合标准，办理费用支付，定期统计分析差旅费用支出情况。

各部门负责人：负责审批本部门员工的出差申请，核实出差事由的真实性、必要性，审核出差费用的合理性，对本部门差旅费用支出负责。

人力资源部：配合财务部明确各岗位层级划分标准，确保报销标准与岗位层级匹配，协助核查员工岗位信息的准确性。

出差员工：如实填报出差申请及费用报销单，提供真实、完整的报销凭证，对报销信息的真实性、准确性承担直接责任。

第二章差旅费用报销标准

第五条交通费用报销标准

飞机票：高层管理人员（总经理及以上）可乘坐商务舱，中层管理人员（部门经理/项目总监及以上）可乘坐经济舱，基层员工（含技术人员、行政人员、销售人员）原则上仅限乘坐经济舱；出差路程超过1000公里且无高铁直达、或出差时间紧急的，经分管领导审批后可乘坐飞机，否则优先选择高铁、动车等交通工具。飞机票报销需提供电子行程单或纸质发票，退票、改签费用需附合理说明，非工作原因产生的退票、改签费用不予报销。

火车/动车/高铁票：高层管理人员可乘坐商务座/一等座，中层管理人员可乘坐一等座/二等座，基层员工仅限乘坐二等座/硬座；夜间乘车（22:00至次日6:00）且乘车时长超过6小时的，基层员工可申请升级为一等座，需在报销时附行程时间说明。

长途汽车/客车票：无岗位层级限制，凭正规发票实报实销，优先选择正规客运公司的车辆，严禁乘坐无运营资质的车辆。

市内交通费：出差期间市内交通费用按实报销，优先选择公共交通（地铁、公交），确因工作需要乘坐网约车、出租车的，需在报销单中注明出行事由、起止地点；单日市内交通费最高限额：一线城市150元/天，新一线城市120元/天，二线及以下城市100元/天，超出部分需经部门负责人审批后方可报销。

自驾出行：因项目现场（如工业机器人安装调试现场）交通不便需自驾出差的，经部门负责人审批后，按0.8元/公里报销燃油费，过路费、停车费凭发票实报实销；自驾出差期间不得产生违章、罚款等费用，此类费用由员工个人承担。

第六条住宿费用报销标准

地区划分：一线城市（北京、上海、广州、深圳）、新一线城市（成都、重庆、杭州、武汉、西安等15个城市）、二线城市（除一线、新一线外的省会城市及计划单列市）、三线及以下城市（其他地级市及县域）。

岗位层级标准：高层管理人员：一线城市800元/天，新一线城市600元/天，二线城市500元/天，三线及以下城市400元/天；中层管理人员：一线城市600元/天，新一线城市500元/天，二线城市400元/天，三线及以下城市300元/天；基层员工：一线城市400元/天，新一线城市350元/天，二线城市300元/天，三线及以下城市240元/天。

住宿要求：优先选择经济型连锁酒店、商务酒店，严禁入住星级酒店豪华房型、特色民宿等高消费住宿场所；两人及以上同行出差且性别相同的，原则上安排标间合住，报销时按单人标准计算，合住节省的费用不予额外补贴。

特殊情况：因项目现场偏远（如工业园区、县域厂区）无符合标准酒店的，经部门负责人审批