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2026年工业机器人公司财务印章与网银U盾管理安全制度

一、总则

第一条制定目的

为规范公司财务印章与网银U盾全生命周期管理，防范印章盗用、U盾泄露、违规用印/用盾等导致的资金安全风险，明确财务印章与网银U盾的保管、使用、交接、注销等全流程管控标准，保障公司资金结算、票据签发等财务行为的合规性与安全性，结合工业机器人公司资金往来频繁、结算金额跨度大的经营特点，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司所有财务印章（含公章、财务专用章、法人章、发票专用章、合同专用章等涉及财务结算的印章）、网银U盾（含基本户、一般户、专用账户等所有银行账户的制单U盾、审核U盾、管理员U盾）的管理；覆盖公司财务部门全体人员、经授权使用财务印章/网银U盾的非财务人员、印章/U盾保管人员；外协单位及临时工作人员严禁接触公司财务印章与网银U盾。

第三条基本原则

双人管控原则：财务印章实行“双人保管、双人使用”，网银U盾按制单/审核权限分离保管，严禁单人掌控资金支付全流程权限，核心印章/U盾需由不同人员分别保管钥匙/密码。

分级授权原则：按业务类型、金额大小设定用印/用盾授权层级，单笔支付金额超50万元的需经财务负责人、公司分管领导双重审批，严禁越权使用印章/U盾。

全程留痕原则：所有用印、用盾行为需填写《使用登记台账》，记录使用时间、事由、金额、使用人、审批人等信息，做到可追溯、可核查，台账保存期限不少于10年。

定期核查原则：每月开展财务印章与网银U盾盘点核查，每季度开展使用合规性专项检查，发现异常立即暂停使用并排查原因，确保管控无漏洞。

安全保密原则：印章/U盾保管人员需签订《保密承诺书》，严禁向无关人员泄露印章存放位置、U盾密码、支付核验方式等信息，严禁在非工作场景谈论相关敏感内容。

第四条引用依据

本办法制定及执行过程中，需遵循《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国票据法》《人民币银行结算账户管理办法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规及行业规范，同时符合公司资金管理制度、财务内控流程、保密管理制度等内部管理要求。

二、管理责任划分

第五条公司财务管理委员会职责

统筹管理职责：负责审批财务印章/U盾管理制度及权限划分方案，每季度召开资金安全专题会议，分析印章/U盾管理风险点，解决重大管控争议问题。

资源保障职责：保障印章保管设备（保险柜、密码锁等）、U盾安全存储介质的采购投入，确保年度资金安全管控投入占财务运营成本比例不低于3%，满足安全保管需求。

监督考核职责：监督财务部门印章/U盾管理责任落实情况，组织半年度、年度资金安全考核，考核结果与财务部门绩效、人员评优挂钩。

第六条财务部门负责人职责

直接管理职责：作为财务印章/U盾管理第一责任人，审核用印/用盾授权申请，每日抽查《使用登记台账》，每周核查印章/U盾保管状态，发现违规行为立即制止并上报。

授权审批职责：按金额层级审批用印/用盾申请，单笔支付金额10-50万元的由财务负责人审批，超50万元的需报请公司分管领导审批，严禁无审批授权使用。

应急处置职责：印章/U盾丢失、被盗或泄露时，立即组织挂失、冻结账户等应急操作，24小时内上报财务管理委员会，同步排查资金风险并制定整改措施。

第七条印章专管员职责

保管职责：负责财务印章的日常保管，存放于双人双锁保险柜中，保险柜密码与钥匙由不同专管员分别保管，每日下班前确认保险柜锁闭状态，严禁将印章带出办公区域。

使用管控职责：严格凭审批单办理用印，核对用印事由、金额、票据信息与审批内容一致，用印时全程在场，用印后立即将印章归位并登记台账，严禁空白票据预先盖章。

核查上报职责：每月配合财务负责人完成印章盘点，发现印章磨损、变形等情况立即上报更换，发现非授权接触印章的行为立即制止并记录上报。

第八条U盾专管员职责

保管职责：按制单、审核权限分离保管网银U盾，制单U盾由出纳保管，审核U盾由会计主管保管，存放于加密存储盒中，严禁将不同权限U盾交由同一人保管。

密码管理职责：设置U盾密码需包含大小写字母、数字、特殊符号，长度不少于8位，每季度更换一次密码，严禁使用生日、手机号等易破解字符，严禁将密码记录在纸质载体或电子文档中。

使用管控职责：凭审批单办理U盾使用手续，支付操作时核对收款账户、金额、用途与审批单一致，完成支付后立即将U盾归位，严禁借用、出借U盾，严禁代他人操作支付。

第九条使用人职责

申请义务：使用印章/U盾前需填写《使用申请表》，清晰注明使用事由、金额、票据/支付信息、预计使用时间，经授权审批后方可办理使用手续。

合规使用义务：严格按审批范围使用印章/U盾，严禁篡改支付信息、超金额支付，使用过程中妥善保管相关票据/设备，使用后及时归还并签字确认。

保密义务：严禁向他人泄露U盾操作流程、支付密码等信息，严禁将审批单、台账