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出入库管理制度

总则

为规范公司物资管理，确保物资流转清晰、账实相符，保障生产经营活动的有序进行，降低库存成本，防范物资流失与损坏风险，特制定本制度。本制度依据国家相关法律法规及公司实际运营需求制定，适用于公司所有原材料、半成品、成品、办公用品、设备及其他各类物资的入库、出库及库存管理等环节。全体员工均需严格遵守本制度规定，各相关部门应密切配合，共同维护物资管理的规范性与高效性。

入库管理

到货接收与核对

物资到货后，仓库管理员应会同采购人员（或送货方）共同对物资的外包装、数量、规格型号等进行初步查验。核对送货单、采购订单（或合同）与实物是否一致，确认无误后，在送货单上签字确认接收。如发现外包装破损、数量短缺或规格不符等异常情况，应立即向采购部门及相关负责人汇报，并做好书面记录，由采购部门与供应商协商处理。

质量检验与验收

对于需要进行质量检验的物资（如原材料、关键零部件等），仓库管理员应在接收后及时通知质量管理部门进行检验。质量管理部门应在规定时限内完成检验工作，并出具检验合格证明或不合格报告。经检验合格的物资，方可办理正式入库手续；检验不合格的物资，由采购部门负责联系供应商进行退换货处理，仓库不予入库，并做好隔离存放与标识。对于无需专门质量检验的办公用品等，仓库管理员可进行外观及数量的直接验收。

入库信息录入与账务处理

验收合格的物资，仓库管理员应根据验收结果，及时、准确地将物资信息录入公司库存管理系统（或手工台账）。录入信息包括但不限于：物资名称、规格型号、计量单位、数量、供应商、采购订单号、入库日期、存放库位等。同时，生成入库单，入库单一式多联，分别交由财务部门、采购部门及仓库留存。确保入库信息与实物、单据完全一致，为后续的库存管理与成本核算提供可靠依据。

库位规划与物资上架

仓库管理员应根据物资的特性（如重量、体积、易腐性、安全性等）、类别及出入库频率，合理规划存放库位。物资上架时，应遵循“先进先出”（FIFO）原则，并做到“重下轻上、大下小上”，确保存放安全、取用方便。物资摆放应整齐有序，易于识别和盘点，并在库位上粘贴清晰的物资标识卡，注明物资名称、规格型号、数量、入库日期等信息。

出库管理

出库凭证审核

物资出库必须凭经相应权限人员审批有效的出库凭证，如销售订单、生产领料单、调拨单、报废单等。仓库管理员应对出库凭证的真实性、完整性和有效性进行严格审核，包括凭证编号、物资名称、规格型号、数量、领用部门、审批人签字等是否齐全、合规。对于不符合规定的出库凭证，仓库管理员有权拒绝发货，并向相关负责人说明情况。

拣货与复核

审核无误后，仓库管理员根据出库凭证进行拣货作业。拣货时应仔细核对物资信息，确保拣选的物资与凭证要求完全一致。拣货完成后，应由另一人员（或仓库管理员本人进行二次核对）对拣选的物资进行复核，再次确认物资的名称、规格、数量是否准确，包装是否完好。复核是确保出库准确性的关键环节，必须认真执行，防止错发、漏发、多发。

出库信息录入与账务处理

物资发出后，仓库管理员应立即在库存管理系统（或手工台账）中进行出库信息录入，及时更新库存数量。同时，在出库凭证上记录实际出库数量、出库日期、发货人等信息，并签字确认。出库凭证的相关联次应按规定传递给财务部门及相关领用部门，确保账务处理的及时性与准确性。

物资发放与交接

对于外部客户的发货，仓库管理员应协助物流部门（或负责发货人员）进行物资的打包、标识（如shippingmark），并办理交接手续，明确责任。对于内部领用部门，应与领用人员当面点清物资数量，确认无误后由领用人员在出库凭证上签字确认，完成交接。

库存管理

日常盘点与清查

为确保账实相符，仓库应建立定期与不定期的盘点制度。日常盘点可每日或每周进行，针对重点物资或易变动物资进行抽查；月度、季度及年度应进行全面盘点。盘点工作应由仓库管理员、财务人员及相关部门人员共同参与，按照规定的盘点流程进行，对盘盈、盘亏、毁损、变质等情况要详细记录，并查明原因，及时上报管理层审批后进行账务处理。

库存物资保管与防护

仓库应保持整洁、干燥、通风，具备防火、防潮、防虫、防盗、防变质等必要的防护设施。根据物资特性采取相应的保管措施，如易碎品的防震包装、危险品的隔离存放等。定期检查库存物资的质量状况，对临近保质期的物资应及时预警，对长期积压的呆滞物资应上报管理层处理。

信息系统维护与数据安全

对于使用库存管理信息系统的公司，仓库管理员应妥善保管系统账号与密码，规范操作流程，防止数据泄露或损坏。定期对系统数据进行备份，确保数据安全。如发现系统异常或数据错误，应立即报告系统管理员进行处理。

责任与监督

部门职责

*仓库部门：是出入库管理的直接责任部门，负责本制度的具体执行，包括物资的接收、验收、入库、存储、发货、盘点等日常管理工作，确保