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企业采购申请与审批标准化工具

一、适用场景与业务价值

本工具适用于各类企业日常采购活动的规范化管理，涵盖办公用品采购、固定资产添置（如电脑、设备）、服务类采购（如咨询、维修）等场景。通过标准化流程，可解决采购需求模糊、审批环节混乱、预算执行偏差、责任追溯困难等问题，实现采购活动的“有据可依、有章可循”，提升采购效率、控制成本支出，同时强化企业内部管理与合规风控。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与申请单填写

操作主体：采购需求部门申请人（如行政专员、项目负责人）

操作内容：

明确采购需求：根据部门工作计划或实际需要，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预估单价及总价，保证需求描述清晰、无歧义。

核查预算：对照部门年度预算，确认采购项目是否在预算范围内，若涉及预算外采购，需提前说明理由并附预算调整申请。

填写《采购申请表》：按模板要求逐项填写信息，保证内容完整、准确（详见“三、采购申请表模板”）。

输出结果：完整的《采购申请表》（电子版+纸质版，根据企业要求确定）。

（二）部门负责人初审

操作主体：申请人所在部门负责人

操作内容：

审核需求必要性：确认采购需求是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）。

审核预算合理性：核对预估总价是否与预算匹配，价格是否符合市场常规水平（可参考历史采购数据或询价结果）。

审核用途合规性：确认采购用途是否符合部门职责及公司相关规定（如固定资产采购是否符合资产管理制度）。

输出结果：部门负责人在《采购申请表》“部门审核意见”栏签字确认，注明“同意”或“不同意”及理由。若不同意，退回申请人调整需求；若同意，流转至下一环节。

（三）财务部门复核

操作主体：财务部门指定人员（如采购会计、预算专员）

操作内容：

预算复核：再次核对采购项目是否在部门预算额度内，预算外采购是否履行预算调整审批流程。

价格合理性复核：对大额或高价值采购（如单笔超5万元），可要求申请人提供至少2家供应商的报价单作为参考，评估预估价格是否公允。

资金安排确认：确认采购资金是否已落实，或是否需纳入近期资金计划。

输出结果：财务人员在《采购申请表》“财务复核意见”栏签字，注明“预算通过，同意流转”“预算不足，需调整”或“价格存疑，补充说明”。若需补充材料，退回申请人；若通过，流转至审批决策环节。

（四）分级审批决策

操作主体：根据采购金额及重要性，由不同层级领导审批（企业可自定义审批权限矩阵，示例参考）：

小额采购（如单笔≤1万元）：由分管副总审批；

中额采购（如单笔1万-5万元）：由总经理审批；

大额采购（如单笔＞5万元）：需总经理办公会集体审议。

操作内容：

审批人重点审核采购项目的战略匹配度、投入产出比及风险控制，结合部门初审、财务复核意见，最终决策“批准”“否决”或“修改后重报”。

输出结果：审批人在《采购申请表》“审批意见”栏签字确认，注明审批结论及日期。若“否决”或“修改后重报”，需明确原因并退回申请人。

（五）审批结果反馈与执行

操作主体：采购部门（或行政部，根据企业职能划分）

操作内容：

结果通知：审批通过后，采购部门在1个工作日内将《采购申请表》副本反馈至申请人，确认采购需求细节。

供应商选择与采购执行：采购部门根据申请要求，通过招标、询价、定点采购等方式确定供应商，签订采购合同并执行采购。

物资验收与入库：采购完成后，由需求部门、采购部门、财务部门共同验收（固定资产需填写验收单），确认无误后办理入库手续。

资金结算：财务部门凭采购申请表、合同、验收单、发票（合规票据）等办理付款。

输出结果：采购物资到位，验收单、入库单、付款凭证等资料归档保存。

三、采购申请表模板（含填写说明）

采购申请表

基本信息

申请编号

（由采购部门按“年份-部门简称-序号”规则填写，如2024-XZ-001）

申请日期

______年______月______日

申请人

_______________

所属部门

_______________

联系方式*

_______________（仅用于内部沟通，不对外提供）

申请部门负责人

_______________（签字）

采购明细

序号

物品/服务名称

——————–

——————

1

2

…

…

合计

供应商信息

首选供应商名称

_______________

联系人*

_______________

联系方式*

_______________（仅用于采购对接，禁止公开）

备选供应商名称

（可选，填写1-2家，便于比价）

审批流程

部门审核意见

_______________（签字）日期：______年______月______日

财务复核意见

_______________（签字）日期：______年______月______日

分管领导审批意见

___