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2026年高合金属材料公司销售档案管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司销售档案管理工作，建立标准化、系统化的销售档案管理体系，确保销售档案的完整性、准确性、安全性和可追溯性，充分发挥销售档案在客户维护、业务复盘、风险管控、决策支撑等方面的作用，结合金属材料行业销售业务特点及公司实际经营需求，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司内所有销售业务相关档案的收集、整理、归档、保管、查阅、销毁、移交等全流程管理工作。公司销售部、市场部、财务部、档案管理部等相关部门及所有销售人员，在开展销售档案管理相关工作时，均需严格遵循本制度要求。

第三条管理原则

全面完整原则：销售档案需覆盖客户开发、合同签订、订单执行、货款回收、售后服务等销售全流程，确保关键信息无遗漏。

真实准确原则：销售档案内容需与实际业务发生情况一致，严禁伪造、篡改、缺失档案资料，确保档案数据可复核、可追溯。

安全保密原则：对涉及客户商业秘密、公司核心销售数据、价格策略等档案信息，采取严格的保密措施，防止信息泄露、丢失或滥用。

规范有序原则：按照统一的分类、编号、存储标准管理销售档案，确保档案检索便捷、调阅高效。

实用高效原则：销售档案管理需服务于销售业务开展和公司经营决策，便于业务复盘、客户分析、风险预警等工作开展。

第二章销售档案分类与归档范围

第四条销售档案分类

客户档案类：包括客户基本信息资料、客户资质证明文件、客户信用评估资料、客户合作意向书、客户沟通记录、客户需求分析报告等。

合同协议类：包括销售合同、框架合作协议、补充协议、价格协议、售后服务协议、违约责任认定书等。

订单执行类：包括销售订单、发货通知单、物流运输单据、验收单、入库单、退换货单据、产品质量反馈单等。

账款结算类：包括报价单、结算单、发票存根、收款凭证、应收账款对账记录、坏账核销资料、滞纳金收取凭证等。

市场拓展类：包括市场调研报告、竞品分析报告、促销活动方案及执行记录、招投标文件、展会参展资料、客户回访记录等。

售后管理类：包括售后服务工单、维修记录、技术支持文档、客户投诉处理记录、满意度调查结果、售后成本核算资料等。

第五条归档范围与要求

所有与销售业务直接相关的纸质及电子资料均需纳入归档范围，核心销售档案（如销售合同、收款凭证、客户信用资料）需留存原件，无法留存原件的需留存加盖公章的复印件。

销售档案需在业务完成后7个工作日内完成初步整理，电子档案需同步备份，纸质档案需整理成册并标注清晰，确保每份档案均有唯一标识。

临时性销售沟通记录、非正式报价单等资料，若涉及核心业务信息或客户敏感信息，也需按类别归档管理，不得随意丢弃。

第三章管理职责分工

第六条销售部职责

负责销售档案的收集、初步整理、分类标注工作，确保档案资料完整、准确，及时向档案管理部移交归档资料。

指定专人担任销售档案管理员，负责本部门销售档案的日常管理，建立部门销售档案台账，跟踪档案使用及流转情况。

配合档案管理部开展销售档案的核查、盘点工作，对缺失、损毁的档案及时补充完善，确保档案信息完整。

第七条档案管理部职责

负责统筹公司销售档案的归档、保管、查阅、销毁等全流程管理工作，制定销售档案分类编号规则、存储标准及保管规范。

建立公司销售档案总台账，记录档案归档时间、保管位置、借阅情况、销毁情况等信息，确保档案全生命周期可追溯。

负责销售档案存储环境的管理，采取防潮、防火、防虫、防泄密等措施，保障档案物理安全和信息安全。

审核销售档案查阅、复制、移交申请，监督档案使用合规性，定期对销售档案进行盘点，确保账实相符。

第八条财务部职责

负责账款结算类销售档案的收集、整理工作，及时向销售部及档案管理部移交相关凭证，确保账款档案与财务数据一致。

配合销售部、档案管理部核对销售档案中的账款信息，提供财务数据支撑，参与销售档案中财务相关内容的审核工作。

第九条法务部职责

负责销售合同、协议类档案的合规性审核，确保档案内容符合国家法律法规及公司管理规定，规避法律风险。

协助档案管理部处理销售档案涉及的法律纠纷，提供档案法律效力认定、证据调取等专业支持。

第四章档案收集与归档管理

第十条档案收集规范

销售人员在业务开展过程中，需及时收集各类销售档案资料，纸质资料需保持整洁、无涂改，电子资料需确保格式兼容、内容完整，严禁收集虚假、无效的档案资料。

客户提供的资质证明、授权文件等资料，需核对原件与复印件的一致性，并由收集人签字确认；电子档案需通过加密渠道传输，避免信息泄露。

跨部门协作产生的销售档案（如物流单据、财务凭证），由销售部指定专人对接收集，收集完成后需与相关部门核对确认，确保档案完整。

第十一条归档流程

销售人员完成档案初步整理后，填写《销售档案归档申请表》，注明档案类别、数量、业务对应信息