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《公司公文管理制度(2025版)》

第一章总则

第一条为规范公司公文管理，提升公文质量与运转效率，保障信息传递的准确性、权威性和可追溯性，结合公司实际经营需求及国家相关规范（参照《党政机关公文处理工作条例》核心原则），制定本制度。

第二条本制度适用于公司总部各部门、分支机构及全资/控股子公司（以下简称“各单位”）的公文制发、收文办理、归档保管等全流程管理。

第三条本制度所称“公文”，指各单位在经营管理、业务开展中形成的具有法定效力和规范体式的文书，包括但不限于内部制发的正式文件（如决定、通知、请示、报告等）及外部接收的来文（如上级单位批复、合作方函件等）。

第四条公文管理遵循“统一标准、分级负责、流程规范、安全高效”原则：

1.统一标准：全公司公文格式、种类、办理流程执行本制度规定；

2.分级负责：按文件重要性及涉及范围，由公司管理层、部门负责人或指定专人分级审核、签发；

3.流程规范：严格执行拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等环节，杜绝“先签后审”“越权签发”等违规操作；

4.安全高效：强化公文保密管理，同时通过信息化手段优化流转效率，避免积压延误。

第二章公文种类与格式规范

第五条公司公文种类根据内容性质及适用场景分为以下12类：

1.决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项（如年度战略调整、重大投资决议）；

2.决定：用于对重要事项或重大行动作出安排（如组织架构调整、奖惩决定）；

3.通知：用于传达要求、部署工作、转发文件或告知事项（如会议通知、制度修订通知）；

4.通报：用于表彰先进、批评错误或传达重要情况（如月度业绩通报、违规事件通报）；

5.报告：用于向上级单位或管理层汇报工作、反映情况（如季度经营报告、专项调研报）；

6.请示：用于向上级单位或管理层请求指示、批准（如预算追加请示、项目立项请示）；

7.批复：用于答复下级单位或部门的请示事项（如预算批复、立项批复）；

8.函：用于不相隶属单位或部门之间商洽工作、询问答复问题（如合作意向函、数据查询函）；

9.纪要：用于记载会议主要情况和议定事项（如总经理办公会纪要、项目推进会纪要）；

10.意见：用于对重要问题提出见解和处理办法（如流程优化意见、风险管控意见）；

11.公告：用于向公司内部或特定范围公布重要事项（如高管任命公告、重大事项告知）；

12.便函：用于非重大事项的简易沟通（如临时性工作协调、资料补报提醒）。

第六条公文格式严格执行以下规范：

1.用纸与排版：统一采用A4型纸（210mm×297mm），左侧装订；正文使用仿宋_GB2312三号字，行距28磅；页边距上37mm、下35mm、左28mm、右26mm；

2.要素标识：

-版头：公司全称+“文件”（如“XX科技有限公司文件”），居中红色小标宋体字，字号不小于22mm×15mm；

-发文字号：由机关代字+年份+顺序号组成（如“XX科〔2025〕5号”），年份用六角括号“〔〕”标注，顺序号不编虚位（如“05号”应为“5号”）；

-准确概括公文主要内容，结构为“发文机关+事由+文种”（如“XX科技有限公司关于2025年度预算编制工作的通知”），避免歧义或冗余；

-主送/抄送机关：主送机关为公文主要受理单位，上行文原则上只标注一个主送机关；抄送机关为需知晓公文内容的其他单位，按层级或关联度排序；

-正文：分章节或条款表述，逻辑清晰，用词准确（禁用模糊表述如“原则上”“尽快”，需明确时间、责任主体）；

-附件：如有附件，需在正文下空一行左空二字标注“附件：”，后接附件名称（如“附件：2025年部门预算表”）；

-成文日期：署会议通过或负责人签发日期，用阿拉伯数字标注（如“2025年3月15日”）；

-印章：除纪要、便函外，公文需加盖发文单位公章；联合发文时，所有联署单位均需盖章，排列顺序与发文机关顺序一致；

3.特殊要求：

-密级公文需标注“秘密”“机密”“绝密”及保密期限（如“秘密★5年”），并严格按保密制度管理；

-电子公文需通过公司OA系统制发，采用符合国家规范的电子签章（如可靠电子签名），与纸质公文具有同等效力。

第三章公文制发流程

第七条公文制发需严格执行“拟稿→审核→签发→复核→缮印→用印→登记→分发”八步流程，确保各环节责任可追溯。

第一节拟稿

第八条拟稿人需为发文部门指定的业务骨干或文书专员，需熟悉公司制度及业务背景，确保公文内容符合以下要求：

1.合法性：不与国家法律法规、行业监