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《公司档案管理制度(2025版)》

一、管理原则

本制度以《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等法律法规为依据，结合公司实际业务需求制定，遵循以下核心原则：

1.完整性原则：覆盖公司经营管理全流程，确保文书、科技、人事、会计、电子等各类档案应归尽归，纸质与电子档案同步留存（特殊情形经审批可单套制管理）。

2.准确性原则：归档文件须内容真实、签署完整、日期清晰，电子文件需确保元数据（如文件格式、创建时间、修改记录）与背景信息（如业务流程关联信息）完整采集。

3.安全性原则：实行实体安全与信息安全双轨保障，通过物理防护、权限控制、加密存储等手段，防范档案损毁、泄露或篡改风险。

4.高效利用原则：以服务业务决策、合规审计、知识传承为目标，优化档案检索与利用流程，平衡保密要求与使用便捷性。

5.数字化优先原则：推动档案管理全流程数字化转型，逐步实现电子档案“单套制”归档（需满足系统可靠、数据真实、长期可读等条件），减少纸质档案冗余。

二、管理职责划分

（一）档案管理领导小组

由公司总经理任组长，分管行政、财务、技术的副总经理任副组长，成员包括综合管理部、财务部、技术研发部、人力资源部负责人。职责如下：

-审议档案管理战略规划、重大制度修订及数字化建设方案；

-协调跨部门档案资源整合（如项目档案、并购档案）；

-审批特殊档案（如涉及商业秘密、上市公司信息）的保管期限调整与利用权限。

（二）综合管理部（档案管理部门）

设专职档案管理员2-3名，负责档案日常管理与监督：

-制定并组织实施档案管理制度、操作细则及数字化标准；

-指导各部门专兼职档案员开展文件收集、整理与归档；

-统筹档案库房管理，定期检查温湿度（温度14-24℃，相对湿度45-60%）、消防设备（烟感报警、气体灭火系统每月测试）及安防系统（监控录像保存6个月以上）；

-管理档案管理信息系统（以下简称“档案系统”），维护元数据标准，对接OA、ERP、项目管理等业务系统，实现电子文件自动归档；

-编制《档案利用指南》，审核档案利用申请，记录利用轨迹（含查阅人、时间、内容、用途）。

（三）各业务部门

部门负责人为档案管理第一责任人，设1名兼职档案员（可由行政或业务骨干兼任），职责如下：

-按本制度规定的归档范围与时限，收集本部门形成的文件材料（含纸质、电子、声像）；

-对文件的完整性、准确性进行初审（如合同需附审批单、签署页，项目档案需附验收报告）；

-配合档案管理部门完成归档前的整理、著录（如填写《归档文件目录》《电子文件元数据登记表》）及数字化加工（扫描分辨率不低于300dpi，彩色文件采用JPEG格式，文本采用PDF/A-2u格式）；

-定期自查本部门暂存档案（未归档前）的保管情况，防止丢失或损毁。

（四）专兼职档案员任职要求

需具备档案管理专业知识（新上岗人员须参加市级档案管理培训并取得证书），熟悉公司业务流程，严守保密纪律（签订《保密承诺书》）。

三、归档范围与时限

（一）归档范围

1.文书档案：

-行政类：公司决议、规章制度、请示与批复、会议记录（纪要）、工作计划与总结、信访材料、资质证书（含原件扫描件）；

-党群类：党组织决议、党员档案（非人事部分）、工会活动记录、团建材料；

-经营管理类：市场调研报告、客户档案（含合作协议、交易记录）、广告宣传资料、法律纠纷处理文件（含判决书、调解书）。

2.科技档案：

-研发类：科研项目立项书、实验记录、专利申请文件（含授权证书扫描件）、技术成果鉴定报告；

-基建类：厂房/办公场所建设项目的可行性研究报告、设计图纸（含CAD电子图）、施工记录、竣工验收备案表；

-设备类：大型设备采购合同、安装调试记录、维修保养台账（电子版本同步归档）。

3.人事档案：

-在职人员：入职登记表、劳动合同、岗位变动记录、绩效考核结果、培训证书；

-离职人员：解除/终止劳动合同证明、竞业限制协议（保管至限制期满后2年）；

-特殊人员：高管任期经济责任审计报告、核心技术人员保密协议（永久保存）。

4.会计档案：

-凭证类：原始凭证、记账凭证（含电子影像）；

-账簿类：总账、明细账、日记账（电子账套需备份为PDF与Excel双格式）；

-报告类：财务报表、审计报告、税务申报材料（含电子税务局下载的盖章件）；

-其他：银行对账单、会计档案移交清册（保管30年）。

5.电子档案：

-业务系统生成的电子文件（如O