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外贸业务订单管理操作规范

一、总则

1.1目的与意义

为规范公司外贸业务订单管理流程，提高订单处理效率与准确性，保障客户与公司的合法权益，降低运营风险，确保外贸业务的顺畅运行和可持续发展，特制定本规范。本规范旨在为相关业务人员提供清晰的操作指引，确保每一笔订单从获取到收尾都得到妥善处理。

1.2适用范围

本规范适用于公司所有外贸业务部门及相关岗位人员在订单承接、履行、跟踪、结算直至归档的全过程管理活动。涉及与客户、供应商、货运代理、银行等外部机构的业务往来，均需遵循本规范的相关要求。

1.3基本原则

订单管理工作应遵循以下原则：

*客户至上：以客户需求为导向，确保服务质量，提升客户满意度。

*合规合法：严格遵守国家相关法律法规、国际贸易惯例及公司内部规章制度。

*精准高效：确保订单信息的准确性，优化处理流程，提高工作效率。

*风险控制：强化对订单各环节的风险识别与防范，保障公司财产安全。

*协同合作：加强各部门间的沟通与协作，确保信息传递及时、准确。

二、订单获取与确认

2.1询盘处理与客户沟通

业务人员在接到客户询盘后，应在一个工作日内响应。仔细分析客户需求，包括产品规格、数量、包装要求、交货期、目的地、贸易术语等关键信息。对于模糊不清之处，需主动与客户进行有效沟通，确保理解一致。同时，应初步评估客户背景及合作潜力。

2.2报价管理

根据客户需求及公司产品定价策略，业务人员负责制定详细报价单。报价单内容应至少包含：产品名称、规格型号、数量、单价（明确货币单位）、总价、贸易术语、付款方式、预估交货期、报价有效期等核心要素。报价前需核实产品成本、库存状况及生产能力，确保报价的合理性与可行性。重大或特殊订单的报价，应经过部门主管审核。

2.3合同评审与签订

客户接受报价后，应签订正式的外销合同（或形式发票，视双方约定）。合同文本优先采用公司标准版本，如使用客户提供的合同，业务人员需仔细审核所有条款，特别是涉及付款方式、交货期、质量标准、违约责任等核心内容。合同评审应重点关注：

*客户信用状况及付款能力。

*产品是否符合客户要求及出口国相关标准。

*生产或采购的可行性及交货期的保障。

*价格条款、付款方式的风险评估。

*争议解决方式及适用法律。

合同签订前，需按公司规定履行审批手续。合同文本应力求规范、严谨，避免使用模糊或易产生歧义的表述。

2.4订单信息录入与建档

合同签订后，业务人员应及时将完整的订单信息准确录入公司业务管理系统，并为该订单建立专门的档案。档案应包含但不限于：客户资料、询价单、报价单、正式合同/形式发票、往来邮件、信用证（如适用）等。

三、订单评审与下达

3.1内部订单评审

对于已确认的销售订单，业务部门应组织生产、采购、财务等相关部门进行内部评审。评审内容包括：

*生产部门：确认生产能力、生产周期、工艺要求能否满足订单需求。

*采购部门：评估原材料或外购件的供应能力及采购周期。

*财务部门：对订单的收汇风险、成本核算进行评估。

评审过程中发现的问题，应由业务部门牵头协调解决，确保订单具备可执行性。

3.2生产/采购指令下达

订单评审通过后，业务部门根据合同要求，向生产部门下达生产通知单或向采购部门下达采购指令。指令内容必须清晰、准确，明确产品规格、数量、质量标准、交货时间等，并附上相关技术资料。

四、生产/采购与质量控制

4.1生产进度跟踪（适用于自产产品）

业务人员需与生产部门保持密切沟通，定期跟踪生产进度，确保按计划进行。如遇生产异常可能影响交货期，应立即协调处理，并及时向客户通报情况，协商解决方案。

4.2采购进度跟踪（适用于外购产品）

采购部门应积极与供应商沟通，跟踪原材料或成品的采购进度。业务人员需协同采购部门，关注供应商的生产及备货情况，确保按时到货。

4.3质量检验与控制

严格执行公司质量管理体系。无论是自产还是外购产品，均需按合同约定的质量标准进行检验。

*生产过程中，应进行必要的过程检验。

*产品完工或到货后，由质检部门或指定人员进行最终检验。

*检验合格后方可安排出货；不合格产品，应及时与生产部门或供应商协商返工、换货或采取其他补救措施，严禁不合格产品出运。

*检验记录应完整、准确，并存档备查。

五、出口报关与物流安排

5.1订舱与运输安排

业务人员应根据合同约定的交货期和运输方式，提前与货运代理联系，办理订舱手续。选择信誉良好、价格合理的货运代理，确保货物安全、及时出运。明确运输责任、费用划分及风险转移点。

5.2报关资料准备与审核

业务人员负责准备全套出口报关资料，包括商业发票、装箱单、报关单、报关委托书、合同、出口许可证（如需）等。所有单据必须真实、准确、完