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内部关联往来收发货制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国反不正当竞争法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于关联交易管理的相关规定制定，同时结合公司实际，旨在规范内部关联往来收发货活动，防范专项风险，提升管理效能，保障企业资产安全与运营合规。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖以下场景：

（一）关联方之间因生产经营需要进行的货物采购、销售、运输及仓储服务；

（二）关联方之间通过委托加工、租赁等形式形成的物资流转；

（三）公司内部各业务单元之间需跨部门调拨的存货物资。

第三条本制度核心术语定义如下：

（一）“XX专项管理”：指公司针对关联交易活动，通过制度建设、流程控制、风险识别、合规审查及责任追究等方式实施的全流程管控体系；

（二）“XX风险”：指关联交易中因利益输送、信息不对称、决策不独立等因素可能导致公司资产流失、财务舞弊或声誉受损的潜在威胁；

（三）“XX合规”：指关联交易活动必须严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部制度，确保交易行为真实、公允、透明。

第四条XX专项管理应遵循以下原则：

（一）全面覆盖：覆盖所有关联交易场景，确保无死角管控；

（二）责任到人：明确各层级、各岗位的管理责任与执行责任；

（三）风险导向：优先防控重大风险，实施差异化管控措施；

（四）持续改进：根据内外部环境变化动态优化管理机制。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为公司XX专项管理的第一责任人，对专项管理工作负总责；分管领导为直接责任人，负责组织协调、决策审批及监督考核。

第六条公司设立XX专项管理领导小组，成员包括财务部、法务部、采购部、仓储部及业务线代表，主要履行以下职能：

（一）统筹制定与修订XX专项管理制度；

（二）协调解决跨部门管理难题；

（三）审批重大关联交易事项。

第七条领导小组下设专项工作组，由牵头部门指定专人负责日常工作，职责包括：

（一）组织风险排查与评估；

（二）审核关联交易业务合规性；

（三）跟踪整改落实情况。

第八条牵头部门（如采购部）职责：

（一）牵头编制XX专项管理制度，明确业务操作标准；

（二）定期开展关联方资质审查，更新交易对手清单；

（三）监督业务部门执行情况，提出优化建议。

第九条专责部门（如法务部）职责：

（一）审核关联交易合同的合法性，防范法律风险；

（二）建立关联交易合规审查清单，嵌入业务流程；

（三）提供法律咨询，协助处理违规事件。

第十条业务部门/下属单位职责：

（一）落实XX专项管理制度要求，开展日常风险防控；

（二）确保关联交易真实需求，避免利益输送；

（三）及时上报异常交易行为，配合调查处置。

第十一条基层执行岗责任：

（一）签署岗位合规承诺书，明确个人职责；

（二）发现异常交易立即上报，不得隐瞒；

（三）参与专项培训，掌握操作规范。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条采购业务合规标准：

（一）关联方采购需经比价程序，不得低于市场公允价格；

（二）建立关联方交易审批台账，记录比价依据；

（三）特殊情形需经领导小组特别审批。

第十三条招标流程规范：

（一）关联方参与招标需回避评审环节；

（二）公开招标项目需公示中标结果及理由；

（三）邀请招标需说明选择依据，并接受监督。

第十四条销售业务要求：

（一）关联方销售需签订正式合同，明确权责；

（二）定期评估交易合理性，异常情况暂停合作；

（三）财务部核对发票与实物一致性。

第十五条存货管理标准：

（一）关联方调拨物资需经仓储部门确认；

（二）建立存货出入库双重复核机制；

（三）盘点结果需经第三方抽查验证。

第十六条资金结算规范：

（一）关联交易付款需附交易背景说明；

（二）严禁无合同、无凭证的转账行为；

（三）财务部每月出具关联交易报告。

第十七条禁止性行为：

（一）严禁通过关联交易利益输送，如虚增费用、低价采购；

（二）严禁规避招标程序，私下签订协议；

（三）严禁隐瞒关联关系，误导决策层。

第十八条专项风险防控点：

（一）采购领域：供应商选择独立性风险，需排除非商业因素干扰；

（二）销售领域：价格操纵风险，需留存比价记录；

（三）存货领域：账实不符风险，需强化实物监管。

第四章专项管理运行机制

第十九条制度动态更新机制：

（一）每年第一季度牵头部门汇总法规政策变化，修订制度；

（二）重大业务调整后30日内完成制度衔接；

（三）