AMS-OP22-G4合同管理制度.docVIP

文件编号：AMS-OP22-G版本号：

文件编号：AMS-OP22-G

版本号：04

合同管理制度

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文件编号：AMS-OP22-G

文件编号：AMS-OP22-G

版本号：04

合同管理制度

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修订履历

版本

修订部门

修订者

职位

修订内容概要

生效日期

书面分发范围见背面

张芳华23-8-24

制定日期

刘新春23-8-25

审核日期

李沛良23-8-29

批准日期

封面

1.0目的

规范合同的编号、签订和保管流程、明确管理责任，防范经营风险，确保公司各种合同得到有效管理。

2.0范围

适用于东江集团所有成员单位。

3.0定义：

合同

指我司与平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议(除采购生产物料的PO外)。

4.0签订合同资格部门：市场部、采购部、人力资源部、后勤服务部、电脑部、报关部、工会、

财务部（集团及各分厂财务部）、体系促进部。

5.0职责：

合同类别

职责

签订

编号控制

保管

劳动合同

人力资源部

人力资源部

人力资源部

经理奖金合同

董事长

集团财务

集团财务部

采购合同

采购部

集团财务

集团财务部

销售合同

市场部

集团财务

集团财务部

工程合同

后勤服务部

集团财务

集团财务部

海关合同

报关科

报关科

报关科

项目咨询合同

项目申请部门

集团财务

集团财务

体系认证合同

体系促进部

集团财务

集团财务

6.0内容：

6.１合同编号规则：同一类别的合同编号必须连号。

合同类别

编号规则

举例

劳动合同

L+年份+五位数的序号

L202300001

经理奖金合同

B+年份+五位数的序号

B202300001

采购合同

V+年份+五位数的序号

V202300001

销售合同

S+年份+五位数的序号

S202300001

工程合同

CI+年份+五位数的序号

CI202300001

海关合同

CU+年份+五位数的序号

CU202300001

项目咨询合同

PC+年份+五位数的序号

PC202300001

体系认证合同

SA+年份+五位数的序号

SA202300001

一式两份归档劳动局6.2员工劳动合同的签订和保管流程：

一式两份

归档

劳动局

编号一份从劳动局领取劳动合同

编号

一份

从劳动局领取劳动合同

填写签字交回发放合同书

填写签字交回

发放合同书

人力资源部一份

人力资源部

一份

员工员工

员工

员工

说明：劳动合同一式两份（二份合同编号必须完全一致）

6.3奖金合同的签订和保管流程：

归档董事长发放合同书编号号集团财务部填写签字交回经理

归档

董事长

发放合同书

编号号

集团财务部

填写签字交回

经理

说明：经理奖金合同一式两份（两份合同编号必须完全一致）

6.4采购合同(除采购生产物料的PO外)的签订、变更和保管：

固定资产请购单

物料请购单

与供应商签订合同确认

与供应商签订合同

确认

部门主管或经理

集团财务部采购员

集团财务部

采购员

填写盖章申请

编号

填写盖章申请

合同管理员盖章节齐审核签批审核科

合同管理员

盖章节齐

审核签批

审核科

财务总监

并返回

并返回

说明：

1、所有交给合同管理员的合同必须为原件。

2、国内采购合同的诉讼地须写“深圳”，境外采购合同的诉讼地写“香港”为最佳。

3、所有已编号的采购合同必须在支付首期款前交到集团部合同保管员处，否则财务有权拒付。

4、国内采购合同的签章：供货方须加盖公章或合同专用章，且必须与其营业执照及税务登记证的公司名称完全一致，合同双方的签字必须为正楷字，否则财务部有权退单。

5、境外采购合同的签章：供货方须用其公司抬头、信笺格式签写合同并盖公司章（一般为条形）。

如确属特殊原因，无法会签、提供合同原件的，可以接受电邮、传真、复印件