本科教学评估与学校档案信息化建设-教育文档.docVIP

本科教学评估与学校档案信息化建设

本科教学评估是我国高等教育实施教育质量的重点工程，是教育行政部门对高等教育进行宏观管理，促进学校改革与建设，保证学校办学水平和教学质量的关键举措。教学评估指标体系共有七个一级指标，19个二级指标，44个观测点，涵盖了学校的方方面面，涉及到学校各个门类的档案，因此，教学评估对学校档案信息化建设至关重要。

一、学校档案是学校教学评估工作的基础和重要依据

学校档案是集党群、行政、教学、科研、财务、基建、出版、设备等众多门类档案为一体的综合档案体系，它随着学校的建立而产生，随着学校的发展而积累。只有在收集整理大量的档案资料和数据的基础上，才能做出价值判断，由此可见，学校档案是否完整和齐全，直接影响到评估结果。加强学校档案事业的建设，提高学校档案管理水平，对提高学校教学质量和管理水平具有积极的促进作用。

二、学校档案工作存在的问题

1.档案意识较为薄弱，档案工作人员水平参差不齐。多数学校领导和教师，以及部分档案管理人员档案意识淡薄，只重视教学工作和其它管理工作，忽视档案工作在学校教学中的重要性，严重影响了学校档案工作的顺利开展。目前许多高校档案管理人员素质参差不齐，知识结构单一，缺乏现有档案专业知识又懂计算机的复合型人才，其中有的是改行搞档案工作的，有的是兼职的，由于没有受过专业知识和技能的培训，在工作中经常出现这样或那样的漏洞。

2.档案管理体制需要健全和完善。学校在进行教学评估时，要查阅档案，学校的二级学院是基础教学业务部门，而教学档案是在教学管理、教学实践活动各个环节中直接形成的历史记录，学校进行评估需要对教学条件、教学效果进行跟踪调查和分析，但由于没有足够认识和重视档案材料在教学评估中的凭证作用，以及相当一部分档案散存于个人手中，或者没有及时收集、整理归档，导致教学档案的不齐全、不完整。长期以来，高等学校各院系虽不同程度地保存着一些教学档案资料，但缺乏一个科学、合理、可行的档案管理体系，这无疑会给档案的保管、检索、编研、利用带来不便，更不符合本科教学评估工作的需要。

3.档案材料收集不规范。学校各职能部门和教学系部档案材料的收集与整理带有很大的随意性，没有明确的归档范围和要求，该收集的没收集，不该收集的倒收集上来了；只注重红头文件的收集与整理，而不重视本部门教学管理材料的归档；个别重要文件不正规行文，有的红头文件不盖章，部分档案材料原始记录书写用圆珠笔、铅笔或复印纸代替；纸张大小不一，长短不齐，普遍缺少规范的要求和长久保存档案的考虑。以上这些情况不仅直接影响了档案的质量，而且也影响了其历史凭证作用。

4.本科教学评估的建档工作与学校档案馆的建设脱节。长期

一系列严密的电子文件技术标准作支撑，电子文件形成后，需要集中保管，各软件由于运行环境、版本之间的不一致会产生彼此间的不兼容性，因此建立一个通用性强、大多数软件都能接受的文件信息存储、交换格式标准、才能保证学校校园网、校际网、教育系统网、档案系统网之间档案信息存储、交换的顺利进行。

3.建立健全电子档案全过程管理的制度。从电子档案的形成到电子档案的利用，中间经历过很多环节，哪一个环节的职责不清，制度不明，都可能会影响电子档案的原始性、真实性，因此建立健全电子档案的管理制度，明确各方面的职责要求，使每一个参与人员负起分工范围内的责任非常重要。电子文件形成后，应及时进行积累，以防在分散状态下发生信息损失和变动。

4.建立电子档案管理的记录系统。纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式、特征就不会再发生变化，人们可以从这些信息上确认文件的原始性。电子档案形成后，因载体的转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化、人们便难以确定它的原始性。因此，每一份电子档案都应建立必要的记录制度，从收集、积累开始就要进行记录，以保证电子档案的原始性和真实性。

5.开发档案信息资源，以电子文本的形式编制各类评估佐证材料。档案信息是国家信息资源的重要组成部分，以档案信息资源共享为目标的数据库标准体系建设是档案信息化建设的一项重要内容。因此，要按照国家有关规定加强档案信息资源的开发，在“数字化”建设的环境下，按照信息共享的标准要求，使用视频、音频、多媒体或超媒体链接技术制作评估一览表电子文件，评估佐证文件索引或文件汇编，充分发挥档案信息资源作用，实现档案信息资源共享。这样既能满足于各行各业、各类评估工作的要求，也能满足档案信息化建设的要求，而且将大大促进档案与档案事业的发展，拓展档案服务领域，产生更好的服务效果。

学校通过教学评估工作，推动了学校档案信息化建设，使档案工作的管理水平和工作质量得到明显提升，可以相信，通过教学评估，学校的档案工作将以新