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行政事业单位档案收集整理实施细则

第一条为规范行政事业单位档案收集整理工作，提升档案管理科学化、标准化水平，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）《文书档案保管期限表》（国家档案局令第8号）等法律法规及行业标准，结合本单位实际，制定本实施细则。

第二条本细则适用于本单位及所属分支机构（以下统称“各部门”）在履行职能、开展业务活动中形成的各类纸质、电子及其他载体档案的收集与整理工作。

第三条档案收集整理遵循“统一领导、分级负责、全面收集、规范整理、安全保管”原则，确保档案齐全完整、真实准确、系统规范。

第一章档案收集管理

第一节收集范围与分类

第四条本单位档案分为文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、人事档案、业务档案及其他专门档案七大类，具体收集范围如下：

（一）文书档案：反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，包括上级机关制发的针对本单位的指导性、普发性文件（需本单位贯彻执行或参考的）；本单位制发的请示、报告、通知、决定、纪要等文件；本单位与其他单位的往来函件；本单位内部形成的工作计划、总结、统计报表、会议记录、大事记、荣誉证书等材料。

（二）会计档案：会计凭证（原始凭证、记账凭证）、会计账簿（总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿）、财务会计报告（月度、季度、半年度、年度财务报告）及其他会计资料（银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等）。

（三）基建档案：基本建设项目从立项、审批、设计、施工到竣工验收全过程形成的文件材料，包括项目建议书、可行性研究报告及批复、设计任务书、地质勘察报告、设计图纸（含变更设计）、施工记录、监理文件、竣工验收报告、竣工图等。

（四）设备档案：各类设备（含仪器、仪表）从购置、安装调试、使用维护到报废全过程形成的文件材料，包括设备采购合同、技术说明书、安装调试记录、维修保养记录、验收报告、报废鉴定材料等。

（五）人事档案：按照《干部人事档案工作条例》管理的在编人员、聘用人员的履历材料、自传材料、考察考核材料、学历学位材料、职称评审材料、工资待遇材料、党团材料、奖励处分材料等。

（六）业务档案：根据本单位核心职能形成的专业档案，包括但不限于行政执法案卷、行政审批材料、公共服务记录、科研项目档案、社会调查材料等（具体范围由业务主管部门结合实际制定明细清单，经档案管理部门备案后执行）。

（七）其他专门档案：声像档案（照片、录音、录像）、电子档案（电子邮件、办公系统数据、业务系统数据）、实物档案（奖章、奖牌、证书、纪念品）等。

第五条各部门应依据《本单位文件材料归档范围和保管期限表》（见附件1），明确本部门文件材料的归档范围及保管期限（永久、定期30年、定期10年），确保应归尽归。

第二节收集时间与要求

第六条文书档案按年度收集，当年形成的文件材料，应于次年6月30日前完成收集；跨年度形成的文件材料（如会议纪要、项目总结等），归入文件材料办结年度。

第七条会计档案由财务部门负责收集，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管1年；因工作需要确需推迟移交的，最长不超过3年（需经档案管理部门批准），期满后应移交至综合档案室统一保管。

第八条基建档案随项目进度同步收集，项目竣工验收后3个月内完成收集；重大基建项目可分阶段收集，最后一批文件材料应在项目竣工决算后6个月内完成归档。

第九条设备档案在设备验收后2个月内收集；设备维修、升级等后续形成的材料，应于形成后1个月内补充归档。

第十条人事档案由组织人事部门按《干部人事档案工作条例》规定实时收集，新形成的人事材料应在2个月内归档；调转人员档案应在办理完调转手续后1个月内移交。

第十一条业务档案按业务周期收集，一般在业务事项办结后3个月内归档；跨年度业务事项可分阶段收集，整体办结后6个月内完成归档。

第十二条声像档案应在活动结束后1个月内收集，需附文字说明（包括时间、地点、事由、主要人物、拍摄者等信息）；电子档案应在形成或收到后即时备份，定期（每季度）移交至档案管理部门；实物档案在收到或形成后1个月内收集，需登记名称、来源、时间、主要内容等信息。

第十三条收集过程中应重点核查以下内容：

（一）文件材料的完整性：检查是否有遗漏页、缺件（如正文无附件、底稿无正本等）；

（二）文件材料的准确性：核查文件内容与实际业务是否一致，签字、盖章是否齐全（需手写签字的不得打印）；

（三）载体的规范性：纸质文件应为A4幅面（特殊规格文件需折叠为A4大小并标注），照片应为电子版（分辨率不低于30