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公司档案数字化管理与电子档案保存规定

为规范公司全流程档案数字化管理行为，保障电子档案的真实性、完整性、可用性与安全性，充分发挥数字化档案在经营决策、业务溯源、合规审计中的核心支撑作用，根据《中华人民共和国档案法》《电子档案管理办法》《电子签名法》及DA/T系列档案行业标准，结合公司实际经营场景制定本规定。本规定适用于公司总部各职能部门、下属分公司、全资及控股子公司，所有参与公司档案数字化加工、电子档案存储与利用的内部员工、外部服务商均需严格遵照执行。公司档案数字化管理工作遵循“原生管控、全程留痕、分级授权、安全可控”四大基本原则，明确权责边界：行政部档案管理中心为全公司档案数字化归口管理部门，负责数字化加工统筹、电子档案审核归档、全生命周期管控；各业务部门设置1名兼职档案管理员，负责本部门业务类电子文件的预归档整理与初步校验；信息技术部负责电子档案管理系统的运维、安全防护、存储介质与网络环境保障；法务合规部负责电子档案的法律效力校验、销毁流程合规性审核，涉密管理办公室负责涉密电子档案的全流程保密管控。所有岗位权责需形成书面清单公示，做到无管理盲区、无责任空白。

档案数字化加工环节严格执行标准化操作流程，所有加工参数符合国家档案行业强制性规范要求，避免人为操作导致的档案信息失真、载体损坏。前期整理阶段需完成纸质档案拆卷、订书钉等金属附件拆除、页面褶皱展平、污损页面修复，整理完成后统