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物业档案资料管理制度（完整版）

第一章总则

一、制定目的

为规范全公司各物业服务项目档案资料的归集、整理、保管、利用全流程行为，保障物业档案的完整性、安全性、可追溯性，充分发挥档案资料在物业服务运营、风险防控、业主权益保障方面的支撑作用，结合物业服务行业实际运行场景制定本制度。

本制度制定严格参照《中华人民共和国档案法》《物业管理条例》《城市建设档案管理规定》以及GB/T33170-2016《物业服务规范第2部分：物业档案》相关要求，所有条款均符合现行国家及地方行业监管规定。

二、适用范围

本制度适用于公司总部所有职能部门、全辖所有在管住宅项目、商业写字楼项目、产业园区项目、公建配套项目的档案资料管理工作，涵盖所有纸质载体、电子载体、声像载体、实物载体的物业相关资料。

所有外包服务合作单位、项目派驻第三方工作人员涉及物业档案接触、使用的行为，全部纳入本制度统一管理范畴，无任何例外情形。

三、管理基本原则

1.集中统一管理原则

全公司所有物业档案的最终管理权归属总部行政档案管理部，各物业服务项目仅可留存档案副本，所有档案原件全部归集至公司总部档案库房统一保管，任何项目、任何个人不得私自截留、藏匿、销毁档案原件。

2.全程同步归集原则

所有物业服务全流程产生的资料，执行“事件发生后即归集”要求，不得出现事后补造、漏补资料的情况，确保档案内容与实际服务进度完全同步，不存在时间差