备用金借款管理与催收办法.docxVIP

员工备用金借了不还、报销扯皮？小公司备用金管理办法和催收话术直接用

小公司备用金管理最头疼的事：员工出差借了5000块，回来两个月了不报销不还钱，财务一问就说最近忙，最后变成呆账。问题往往不是员工故意欠钱，是制度不清晰——什么时候借、什么时候还、不还有什么后果，没人说过。下面这套办法直接落地。

一、备用金借多少、谁能借

先把借款权限划清楚，不要谁来了都找老板批。

借款金额

审批人

适用场景

500元以下

部门主管

市内交通、零星采购

500-2000元

部门主管+财务

出差预支、采购

2000-5000元

总经理审批

大额出差、项目备用

5000元以上

总经理+财务总监

专项支出

备用金不是工资，不能用于个人周转。借款单上必须写清楚用途、预计还款时间。没有写明用途和还款时间的借款，财务有权不批。

二、借款流程：先填单再打钱

员工填写借款单：金额、用途、预计出差日期、预计报销日期。

部门主管签字：确认这笔支出是业务需要。

财务审核：查一下该员工之前有没有未销账的借款。有未结清的，不能再借。

打款：财务审核通过后打款，不要走现金。

关键一条：前账不清，后账不借。这是备用金管理的铁律。不管这个员工多急，只要之前有借款没报销，就不再批新的。很多呆账就是因为连续借款不追，最后越欠越多。

三、还款期限：出差回来多久必须报销

借款类型

报销/还款期限

逾期处理

出差借款

回来后3个工作日内

逾期