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员工信息管理规范（2026版）

为规范公司全流程员工信息管理活动，防范个人信息泄露风险，保障员工合法权益，依据《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国社会保险法》以及GB/T35273-2020《信息安全技术个人信息安全规范》相关要求，结合公司人事管理实际场景制定本规范。本规范适用于公司所有部门、所有岗位的员工信息相关操作活动，全体人员必须严格遵照执行。

第一章总则

一、规范适用范围

1.适用主体

本规范覆盖公司全体正式员工、劳务派遣人员、实习人员、退休返聘人员、外包服务人员的全周期信息管理活动，所有涉及员工信息采集、存储、使用、传输、销毁的操作环节均需符合本规范要求。公司及下属所有全资、控股子公司不得另行制定与本规范要求冲突的员工信息管理规则，确有特殊场景需求的需提交归口部门审批后增设补充条款。

2.适用场景

本规范覆盖员工入职招录、在职履职、离职全生命周期的所有信息处理场景，包括但不限于招聘背景调查、人事异动办理、薪酬福利核算、绩效考核实施、培训发展安排、劳动关系解除、档案留存管理等所有涉及员工个人信息的操作环节。

二、管理基本原则

1.最小必要原则

所有员工信息采集和处理活动严格限定在满足人事管理需求的最小范围之内，不得采集与岗位履职、劳动关系管理无关的任何信息，不得扩大信息使用场景，不得超出约定存储