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2026年人事合同统一保管制度

第一章总则

第一条为规范公司人事合同管理，保障合同档案的完整性、安全性和可追溯性，有效防范用工风险，维护公司与员工的合法权益，根据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国档案法》《电子签名法》等法律法规及公司《人力资源管理办法》，结合公司实际经营发展需要，制定本制度。

第二条本制度的制定依据主要包括：《中华人民共和国劳动合同法》第五十条关于劳动合同文本保存期限的规定；《中华人民共和国档案法》第十三条关于单位档案工作制度建设的要求；公司《人力资源管理办法》（2025年版）第四章对劳动合同管理的具体规定；以及国家档案局《企业档案管理规定》等相关行业规范。

第三条本制度适用于公司总部、各子公司、分公司及其他分支机构（以下统称“各单位”）与所有类型员工（包括但不限于正式员工、试用期员工、劳务派遣员工、实习员工、返聘员工等）签订的各类人事合同的保管、查阅、移交、销毁等全生命周期管理工作。涉及公司核心商业秘密的专项协议（如竞业限制协议、保密协议）的保管，除遵守本制度外，还需同时执行公司《商业秘密保护管理办法》的相关规定。

第四条人事合同统一保管工作应遵循以下基本原则：（一）集中统一管理原则：公司人事合同档案由人力资源部统一归口管理，各单位签订的合同必须按规定及时移交总部，确保档案资源的集中管控；（二）安全保密原则：建立物理防护与电子防护双重保障机制