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XX制造（深圳）有限公司 文件借阅管理制度 文件编号：SJ-07版本：A/0

受控文件未经许可不得复制、外传 第PAGE1页/共NUMPAGES1页

文件借阅管理制度

一、目的

为确保受控文件与档案借阅有序、按期归还、信息不外泄，制定本制度。

二、适用范围

适用于公司全部受控文件、技术资料、合同档案、员工档案及客户资料的借阅管理。

三、职责

1.文控：借阅审批执行、登记台账、催还与归还检查。

2.各部门：按需申请借阅，对借出期间文件完好负责。

3.档案形成部门：涉密文件借阅的会签。

4.信息部：电子文档借阅（受控目录权限）管理。

四、工作流程

4.1申请：借阅人填写《文件借阅登记表》，注明文件名称、编号、用途、归还日期；涉密文件另附保密承诺。

4.2审批：一般受控文件由文控审核；技术图纸与客户资料由归口部门负责人会签；员工档案由人事部负责人批准；财务档案由财务负责人批准。

4.3借出：文控登记借出（文件、份数、借阅人、期限），一般文件借阅≤5个工作日，涉密文件≤2个工作日且仅限指定区域查阅。

4.4归还：到期前1个工作日文控催还；归还时核对完好性，涉密文件由档案部门当面核收。

4.5续借：续借须重新申请，同一文件连续借阅不超过两次。

4.6外部借阅：客户、审核机构查阅文件由管理者代表批准并全程陪同，不得拍照带离（合同另有约定除外）。

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