工程合同管理规定.doc

工程合同管理规定 目的 为规范公司工程合同管理工作，控制风险，降低成本，提高效率，维护公司权益，特制定本管理制度。 适用范围 本制度适用于所有工程类合同，包括地质勘察合同、设计合同、施工总承包合同、专业施工分包合同、材料设备采购合同、工程咨询合同及专业配套施工合同等相关合同。 本制度服从公司的《合同审批及管理制度》。 合同相对方的确定及合同的起草 进行招投标的工程项目，依据中标通知书确定合同相对方。 因特殊原因不需进行招投标的项目，经经办部门提出，预算部认可后经公司领导批准后，方可确定合同相对方。 预算部起草合同初稿或修订对方的提出的合同初稿，工程部负责提供相关技术条款和质量要求等。 合同谈判 工程部先就合同涉及的对象、履行时限、质量标准/成果交付标准等同合同相对方进行谈判并确认。 合同商务谈判由预算部组织进行，工程部、法务部和财务部等有关部门参与。法务部对合同条款进行审核，控制法律风险。财务部提出或审核有关付款的条款。 谈判小组一般由预算部、法务部、财务部及相关部门人员组成。 谈判小组应将最后谈判结果上报主管副总裁、总裁审批。 合同订立和审批 按照 《合同审批及管理制度》中第三章 合同订立及审批规定执行。 5．1合同的订立 工程部负责合同标的、履行时限、质量标准/成果交付标准等部分的起草；预算部负责其中的合同价款、计价方式的起草；预算部和财务部共同负责付款方式等经济条款部分的起草。 合同的经济条款应包括但不限于以下内容： 合同价款：采用招标方式的，应以双方确定的最终报价作为合同金额；提倡在有标底的情况下进行招标并确定合同价款，如果是采用费率折扣方式确定合同价款，合同中应明确费用计取的依据、主材价格计取办法，并规定合同双方如何尽快核实施工图预算确定合同价款，以及就确定后的合同价款签署补充协议。 为防止承包单位高估结算，应与承包单位在工程合同中约定控制办法。 计价依据：工程类合同应将施工图、预算书作为合同的组成附属部分，合同附属文件一般还包括：招标文件、投标文件、答疑文件等。 设计变更及现场签证：合同中应规定设计变更及现场签证的认定依据、结算核价办法。 总价结算办法。 结算和付款办法。 预算部负责合同初稿的整合，并提交法务部进行审核，形成正式的合同文本。 5．2合同的审批 预算部作为合同的承办部门，负责合同在公司内部、外部牵头协调，并主责该合同的审查和确认流程的推进。 工程相关部门内部审核：工程部负责审核技术条款，预算部负责全面的审核，重点审核商务条款和经济条款，相关部门负责人在《合同审批单》上，签署意见。 工程外部环节的审批，按照《合同审批及管理制度》中第三章 合同订立及审批规定 第六条的规定执行。 合同变更、解除 按照《合同审批及管理制度》中第五章 合同的变更和解除执行。 合同的履行情况评审 在合同履行过程或完成后,由预算部组织工程部、预算部共同对供应商或承包商的履约情况做出书面评审，评审主要内容为供方工作质量、进度、配合情况等评审，并填写合同评审表后作为该供方的综合纪录。 预算部将综合记录上报公司领导,合格者可进入合格潜在投标单位；凡合作过程中出现重大问题的或在其他项目施工中已知出现重大问题的，严禁再与该方合作。 合同资料管理 工程合同的档案管理、借阅办法遵守公司《档案管理规章制度》。 工程合同作为一个完整项目的档案资料，预算部可以暂时存留在部门。在整个项目结束后，预算部应将全部资料移交到公司档案管理员处。如相关部门（预算部、财务部及其执行部门等）需要留存复印件，应按照《档案管理规章制度》规定的手续进行。 各有关人员应妥善保管与合同有关的资料，包括文书、图表、信件、传真件、电子邮件、合同审批单等，不得随意搁置、销毁。 在合同签订前应将招标文件、中标单位投标文件、开标记录表、评标记录原件交预算部存档。 未将招投标资料原件交到公司的合同不能盖章。 预算部应根据合同编号设立合同台帐,并对每一份合同进行分析。 在招标过程中及合同的执行过程中有关于合同的一切解释权和修改权限在航港公司，预算部作为工程合同的承办方，作为对外的出口。 工程合同管理分类及编号原则如下： 序号 合同类别 编号规则 主要涉及内容 一 监理 D-GJL001 各专业工程监理工程等 二 设计 D-GSJ001 主体工程设计、专业设计、深化设计、精装设计等 三 工程 D-GGC001 总包及分包工程，包括施工及各专业分包工程 四 勘察 D-GKC001 勘察、勘测、钉桩、沉降观测、桩基检测 五 市政 D-GSZ001 室外水、电、热、道路、燃气等大、小市政工程 六 标底及咨询 D-GZX001 关于工程的标底编制、造价咨询等合同 七 设备 D-GSB001 有关工程的甲供设备的合同 八 材料 D-GCL001 有关工程的甲供材料的合同（含精装材料）