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热烈欢迎档案系统领导和同志们！ 现代信息技术与电子文件管理 电子文件应当被关注 五、电子文件的特有属性 对计算机等数码处理系统的依赖性 元数据 生成 转换和读取 验证 电 子 文 件 电子文件应当被关注 五、电子文件的特有属性 信息在载体之间的可转移性 拷贝 电子文件应当被关注 五、电子文件的特有属性 信息存储的高密度性 电子文件应当被关注 五、电子文件的特有属性 多种信息媒体的集成性 其它媒体…. 影像 图表 声音 文本 图像 电子文件 电子文件应当被关注 五、电子文件的特有属性 电子文件信息的可共享性 多人同时使用； 跨区域使用； 电子文件应当被关注 五、电子文件的特有属性 文件形成与更改的可操作性 在没有保护措施时，可以不留痕迹地修改任何信息； 在自然条件下，电子文件也存在信息异化、丢失的危险； 电子文件与传统文件相比，更易受到外部攻击。 电子文件应当被关注 六、相关几个重要概念 归档电子文件 元数据 背景信息 逻辑归档 物理归档 电子文件应当被关注 六、相关几个重要概念 归档电子文件：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 办公自动化 系统 实时归档 初步鉴定 电子文件 归档电子文件 档案管理 系统 电子文件应当被关注 六、相关几个重要概念 元数据：指描述电子文件数据属性的数据 文件的格式 编排结构 硬件和软件环境 文件处理软件 字符集 … 属性 元数据 电子文件应当被关注 六、相关几个重要概念 元数据的主要作用： 便于信息查询； 方便使用者判断文件内容； 保证信息的可用性； 提供文件真实性鉴定依据； 保持历史信息联接； 电子文件应当被关注 六、相关几个重要概念 背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。。 电子文件生成部门的主要职能； 电子文件的作用和办理过程； 其它对电子文件有影响的各类环境信息。 文件为什么要起草？ 这份文件的作用是什么? 是谁生成和签发文件的?… 电子文件应当被关注 六、相关几个重要概念 逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 访问 逻辑归档 业务、文书部门 档案室 访问 服务器 电子文件应当被关注 六、相关几个重要概念 物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。不同于“备份”。 档案室 导出 归档 整理 A部门 B部门 电子文件应当被关注 七、电子文件管理有关法规与标准 《中华人民共和国电子签名法》 《国家标准：电子文件归档与管理规范》 GB／T 18894—2002 《电子公文归档管理暂行办法》 国家档案局第6号令 《公务电子邮件归档与管理规则》 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 电子文件应当被关注 七、电子文件管理有关法规与标准 《中华人民共和国电子签名法》 信息化领域第一部法律 2005年4月1日施行 国家标准：《电子文件归档与管理规范》 GB／T 18894—2002 2002年12月 行业标准 电子文件的归档是档案管理 的一个新课题 * * 北仑区档案局 宁波市档案局 沈渊飞 Shenyfei@163.com 目录提纲 现代信息技术的发展 电子文件应当被关注 电子文件的归档是档案管理的一个新课题 现代信息技术的发展 一、现代信息技术现状 现代信息技术发展 信息技术已渗透到社会政治、经济、文化等各个领域，影响改变着人们的工作、学习、生活，已从纯粹技术发展孕育成一种新型时代文化。 应用现状 现代信息技术发展 日益加快的社会信息化趋势 学习 工作 生活 文化 领域 经济 领域 政治领域 现代信息技术发展 应用示例：互联网络缩短了人与人之间的距离、创造了多样化的交流方式 网上申报、网上审批… 从电子政务走向电子政府 从管理走向服务 网上采收、网上营销… 从企业网站走向电子商务 从协同制造走向虚拟企业 网上聊天、网上交友… 从电子邮件走向电子论坛、网络游戏 从网页浏览走向个人主页 现代信息技术发展 应用示例：数字化多媒体技术让人与人之间的 交流更加容易、更加直观生动 多媒体视频技术 实时网络视频会议 远程教育课堂直播 高质量数字电视 虚拟现实技术 数字建筑规划 虚拟创新产品设计展示 网络化虚拟场景游戏 现代信息技术发展 应用示例：无线移动通信使人与人之间的 交流真实实现随时、随地 移动通信已不仅仅是固定电话的便携式替代品 多媒体短信 可视电话 上网 游戏 视频点拨 移动PDA 更多有特色、个性化的业务 现代信息技术发展 应用示例：嵌入式技术使人与计算机之间的 交流更加自然、更加方便 嵌入式芯片渗透到