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争鸣与探索 对简化网络公文要素标识的探讨 摘 要： 信息技术的高度发展，使互联网具有强大的信息搜索功能，而政府提供给社会 查询的网络公文要素应简洁、实用、有效。因此，《国家行政机关公文格式》规定的关于传 统公文眉首和版记中的一些要素，在网络公文的格式要素中应予以简化。 关键词：网络公文 公文要素 标识 改革 应，体现了公文既庄严又美观的人文特点。 关于公文的发文字号，《格式》规定“发文字号 郑淑芳 吴修芹 [4] 由发文机关代字、年份和序号组成 ”。 从这一规定 当今社会，信息技术的影响渗透到社会生活的各 中可以看出，“发文机关”这一项要素，又一次重复 个领域，人们对信息的搜索利用程度也越来越高。信 出现。在政务信息公开的大背景下，网络公文要素应 息技术的发展，使数字信息传播和网络搜索越来越容 简洁、传递快捷，体现出政务信息传递的效率，故这 易，信息检索的途径也变得更加便捷。因而，网络公 种重复标引的规定在网络公文中应予改革。此外，我 文作为服务公众的社会工具，其要素标识应尽量删繁 们在查阅公文中常常还会发现，不仅某一行政机关发 就简、倾向实用，具有提供检索途径、直接传递信息 文，而且行政机关的内部机构也发文。这样一来，各 的功能。而《国家行政机关公文格式》（GB/T9704- 发文机关对“发文字号”中“字”的标识更是五花八 1999，以下简称《格式》）第8 款“公文中各要素标 门，极不规范。虽然《格式》对于公文发文字号的标 识规则”规定：“本标准将组成公文的各要素划分为 识规则有明确规定，但各行政部门并没有严格遵守， 眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线 而是“各行其是，自成一体”。如同样是教育行政部 （宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首； 门的发文，有的标识为“教发[2010]XX号”，有的标 置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的 识为“教财字[2010]XX号”，或者标识为“教体函 各要素统称主体；置于主题词 以下的各要素统称版 [2010]XX号”。这三类标识方法，笔者认为都不符合 [1] 《格式》中“机关代字”的有关规定。 记。 ” 这一规定中关于眉首、版记的要素规定，不 仅繁杂而且重复。在网络环境下，由于互联网具有强 为了使网络公文要素更加简洁，笔者认为《格 大的全文信息搜索功能，公文中标识的诸多要素已失 式》中规定的“发文字号由发文机关代字、年份和序 去了其存在的意义。因而，笔者认为应对网络公文中 [5] 号组成 ”， 在网络公文中应简化为在眉首的“发文 一些要素的标识进行必要的简化和改革。 字号”中，取消发文“字”的标引，将其结构变为 一、简化网络公文眉首中“发文机关”的标识 + “年度 文件序号”。这样不仅简洁明了，而且易于 《格式》中规定：“眉首由秘密