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高职院校档案信息化管理体系新构想 东营职业学院 秦美峰 摘 要：信息数字化时代，高职院校档案信息化管理模式亟待改革创新。本文在分析当下高职院校档案管理存在的现实困境的基础上，有针对性的提出了高职院校档案信息化管理模式的创新构想，给出了实用性的构建对策以供参考。 关键词：高职院校；档案管理；管理模式；创新 信息时代，数字化信息已遍布社会生活的方方面面，高职院校也不例外。网络信息技术和数字通讯技术以迅猛发展之势影响着高职院校档案信息化建设，并为其管理模式的构建提供了技术支持和创新需求。为了顺应信息化网络时代的发展和要求，高职院校必须创新档案信息化管理模式，这是高职院校进行信息化建设亟待解决的新课题。 一、当前高职院校档案管理存在的现实困境 1.缺乏投入资金，档案管理手段不能实现现代化 当前，多数高职院校仍然沿用传统的纸质档案管理，要实现网络数字化档案管理就必须拥有足够的资金，不仅需要购置一定的计算机软件、硬件系统、技术设备和网络设施，还需要一定的设施更新、维护和培训费用。然而当前很多高职院校由于缺少资金而无法采用现代化管理手段，随着当前网络信息的飞速发展，档案管理手段实现数字化已是迫在眉睫。 2.缺乏创新意识，不能适应时代发展 当前，数字环境下高职院校的档案管理工作大多都已有很大的改观，纷纷走上了规范化管理的道路。然而从整体上来看，很多高职院校还是不太重视档案信息化管理，依然延用传统档案管理方式，认为档案管理只是简单的保管、整装、存档而已，缺乏创新意识，思想观念停滞不前，不能适应数字时代的发展。 3.缺乏专业素养，不能胜任档案信息化管理工作 网络信息时代，高职院校档案管理模式在不断的更新，这就需要高职院校档案管理人员的专业知识水平要与时俱进，不断更新，才能适应时代的发展。当下，多数高职院校都已开始实行档案数字化管理，一方面，由于不熟悉计算机信息技术技能，不能胜任档案数据库的管理；另一方面，那些计算机软件研发人员虽对计算机技术较娴熟，但又往往缺乏档案方面的专业知识，导致研发的档案管理软件不实用。因此档案馆必须加强管理人员专业素质和信息技术的培养，只有培养出高素质的复合型人才，才能胜任档案信息化管理工作。 4.缺乏安全措施，档案信息存在极大的安全威胁 随着计算机网络信息技术的广泛应用和迅猛发展，高职院校档案信息化管理也得到了极大的促进，信息时代，高职院校档案信息与日俱增，档案管理人员工作量也越来越繁重，资源共享范围也日益扩大。然而现代网络技术通常会不够完美常常会存在或多或少安全隐患，有些不法分子为了自己的不法目的，常常会利用非法访问、电脑病毒或流行黑客等方式来窃取、破坏和侵蚀高职院校档案信息，对此档案管理人员往往会无能为力，或不能及时研制出有效软件进行抵制，从而造成应保密的档案信息无法保密，存在严重的安全威胁。 二、当前高职院校档案信息化管理模式新构想 1.创新技术模式，实现信息资源高度共享 数字信息遍布社会生活的角角落落，高职院校也没有与时代脱节，网络信息技术、数字扫描等现代技术的突飞猛进促进了高职院校的信息化建设。下面通过三种技术的构建来谈一下技术模式的创新： 其一，C/S结构模式的构建。高职院校档案管理系统，通过C/S结构新模式运用网络信息技术连接各部门单位孤立的档案管理软件系统，并自行分解成C/S结构新模式来计算管理档案信息，利用数据库和用户界面来实施完成信息资源共享和管理。其二，WEB下的网状服务模式的建构。高职院校档案信息整合管理模式中，一系列的工作如信息收集、保存、共享和查询等都是通过网络计算机系统来实行的。因此高职院校应利用档案管理系统建构一个网状的信息服务模式，方便用户依据个性化需求分类查找信息。WEB 服务器便是最好的选择，用户可以在WEB 上建立站点，快捷的访问档案信息。构建WEB下的网状服务模式，使高职院校的档案管理工作更加便捷更加有效[1]。其三，安全保障模式的构建。随着信息技术的快速发展，网络信息安全问题显得尤为重要，各高职院校应利用网络技术制定相应的预防措施，以免重要档案信息遭受电脑黑客或病毒的侵蚀攻击，确保网络信息的安全。同时高职院校要构建一个档案系统安全保障模式，实现安全责任制，适时24小时系统监督防治，实时检查管理，保证档案管理系统的安全性、保密性。 2.创新档案管理模式，提升信息化管理水平 其一，创新信息管理理念。信息时代，高职院校的档案管理应与时俱进，创新思维，更新观念，变保守被动的、重藏轻用的管理理念为网络化、数字化和信息化，实现资源共享，方便快捷的满足用户对信息资源的个性化需求。其二，创新信息管理方式。高职院校档案馆隶属学校管理，无决策权只有执行权，这种管理方式，创新动力机制严重缺乏，不利于独立决策创新档案管理，无法与信息时代相适应。因此高职院校应将档案馆独立出来，或赋予决策权，给予活动经费