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2010年第5期 金川科技 l13 试论现代企业档案信息化建设 杨 剑 金川集团公司信息中心综合办公室 【摘要】随着信息化时代的日新月异，知识资源成为一种无形的资产，企业档案资源作为企业重要的信息资源也越来越 受到现代企业的关注。为全面提升档案管理水平，提高档案信息的利用率，金川集团信息化建设者和档案管理者已将档案管 理由单一的传统管理模式逐渐向信息化、数字化管理模式转变。 【关键词】信息化 数字化 1 现代企业档案信息化建设的意义 所谓数字化，是指利用计算机信息处理技术，把 随着信息化时代的 日新月异 ，知识资源成为一 声、光、电、磁等信号转换成数字信号，或把语音、文 种无形的资产，企业档案资源作为现代企业重要的 字、图像等信息转变为数字编码 ，用于快速传输与准 信息资源也越来越受到现代企业的关注。只有把握 确处理的过程。数字化具有简单、客观、速度快、国 好企业信息化的发展方向，才能更准确、更规范的为 际化等优点。数字化管理是指由计算机、通信、网 现代企业档案信息化发展定位。纵观世界五百强企 络、人工智能等技术，量化管理对象与管理行为，实 业档案发展进程，档案工作的重要性尤显突出。 现计划、协调、服务、创新等职能的管理活动和管理 现代企业档案部门和管理部门、生产部门密切 方法的总称。 的结合起来 ，成为高效协作和集成化的信息链，从而 档案数字化的主要内容包括：档案 目录信息的 实现企业档案的数字化；企业档案信息利用的网络 数字化、载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微 化；检索的自动化；实现企业档案信息接收、存储和 品、照片档案及录音录像档案等的数字化。建立档 提供利用的一体化，更有效地实现档案的资源共享 ， 案影像数据库或多媒体数据库，建立档案专题信息 以满足现代企业对档案信息的需求。 的数据库，使实体档案管理模式向数字化档案管理 2 档案数字化是现代企业档案发展的 模式转变，档案工作者的职能向数字化、网络信息化 必然趋势 服务发展。 网络世界改变了我们的生活方式，随着办公 自 档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据 动化水平的不断提高，形成了大量数字档案信息，传 库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档 统的档案管理模式是无法处理的。档案管理必须从 案信息形态。档案数字化是指利用计算机技术、扫 传统的实体管理向信息化管理方向发展，才能满足 描技术、OCR技术、数字摄影 (录音、录像)技术、数 档案管理的发展需求 。 据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种 所以说 ，档案数字化是信息时代的必然产物，档 载体的档案资源转化为数字化的档案信息，并利用 案数字化管理和单一的实体档案管理相比，有着不 计算机系统进行管理，形成一个高效有序的档案信 可比拟的先进性和时效性。 息数据库。 数字化档案管理是建立在现代化信息技术基础 数字化设备硬件方面包括：计算机、传真机、电 之上的，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息 话、终端服务器、交换器、调制解调器、缩微机和光 资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连 盘、光纤传输系统、微波网、卫星线路等上网运行的 接，从而使档案信息可以及时利用，提高工作效率， 各种设备，这些硬件设备需要较大的资金投人保证， 同时实现远程的资源共享。 才能得以建成使用。软件方面包括：信息数据库、数 3 现代企业档案数字化管理与技术 据保密体系和组织管理体系以及应用软件等。网络 l14 金川科技 2010年第 5期