规范实物材料著录的基本策略——以广州大学档案馆收藏的一批亚运会实物为例.pdfVIP

业 务 纵 横 2O11．8 规范实物材料著录的基本策略 以广州大学档案馆收藏的一批亚运会实物为例 邢淑霞 (广州I大学档案馆，广东广州，510006) [摘 要】随着收集和利用实物材料数量的增加，传统的档案著录内容和格式已 方面发表了一些 自己的看法 ，但作为总 满足不了实物材料的需要 ，为了更好地利用和保护实物材料，迫切需要更加规范的著 则性的 《规则 》去适应各种类型档案的 录内容。本文根据实物材料的特点，提出了规范实物材料著录的原则、必要性、可行性 著录本就是不可能的，也是没必要 的。 及对策。 (二 )实物材料 自身特点的需要 。 [关键词 】实物材料 著录内容 著录格式 “三维实物材料信息表现功能比之二维 [分类号 ]G272．6 G275．9 文字档案信息表现 功能有天差地远之 TheBasicStrategiesforStandardizingtheDescriptionofReal 别”。lll因此 ，为了弥补实物材料本身记载 信息的有限胜这一 “先天不足 ”，需要增 ObjectMaterials：ACaseStudyontheRealObjectsofthe 加著录项 目，规范著录 内容 。规范而详细 16们AsianGamesCollectedbyGuangzhouUniversityArchives 的著录内容是对实物对象特征的充分反 XingShuxia 映。 “由于著录的映射原理 ，使得档案著 (DepartmentofArchives，GuangzhouUniversity，Guangzhou，Guangdong，510006) 录能够充分反映档案的实体形式、内容及 Abstract：Withtheincreaseoftherealobjectmaterials，thetraditionaldescriptioncannotmeetthe 其关系特征，所以一组完整的著录记录就 needinthecontentnadformat．Inordertobetterutilizingandprotecttherealobjectmaterials，Stall— darddescriptionisrequired．Basedonthefeaturesoftherealobjectmaterials，thepaperproposedthe 可 以起到确认一份档案原件 的替代作 descriptionprinciples，necessities，feasibilityandstrategies． 用。”口这种作用具体表现为 ：(1)利用计 Keywords：RealObjectMaterials；ContentofDescription；FormatofDescription 算机可以从多个著录项 目检索到档案 ； (2)通过查看著录条 目，就能见到实物图 口 管人们对实物材料存在不同的认 (以下简称 《规则》)著录项目的基础 样 ，不需要对实物材料进行提取就能满足