高校二级学院应实行档案统一管理.pdfVIP

管理方略 高 校 二 级 学 院 应 实 行 档 案 统 一 管 理 金娟 ( 郑州大学校长办公室，河南郑州4 50004) 摘 要 ： 近 年 来 ， 我 国 高 等 教 育 办 学 体 系 出 现 了 一 种 新 的 办 学 形 武 r 二 级 学 院 。 二 级 学 院 在 档 案 收 集 工 作 的 原 则 和 内容上有着自身的特，占’，为使档案更好地发挥作用，应实行集中统一管理。 关键词：二级学院；档案收集；档案管理 近年来 ，我国高等教育办学体系出现 了一种新 的办学 的档案材料必须足真实的。 形式——二级学院。二级学院既依附于母校，又在筹资体 二、二级学院档案管理的任务和内容 系、管理体制 、运行机制等方面不同于母校，因此二级学 院 《高等学校档案实体分类法》和 《高等学校档案工作规 的管理有许多自身的特点，笔者仅就二级学院档案管理方 范》为现行的高等学校档案分类和管理工作提供 了依据，二 面的工作谈谈 自己的看法 。 级学院可 以参照高校档案工作规范．根据二级学院的职能 一、二级学院档案收集工作的特点及原则 及特点，做好档案的收集、整理、鉴定、保管( 移交) 、利用、统 目前的二级学院仍然不具备独立办学能力 ．档案管理 计等工作 。 人员大多是兼职，且流动性较大，因此二级学院在档案的收 收集 。二级学院收集的档案内容包括行政管理类、教学 集、管理上就要采取适合 自身特 点的模式 。 管理类 和教师业务类。 1．二级学院档案收集工作的特点 整理 。根据 收集范围编制二级学院档案分类方案 ．教师 高校档案 门类较多．各个门类档案 的形成过程也不尽 业务类可参照人事档案的分类方法每一教师 自成一卷 。各 相 同。二级学院所产生 的档案有 以下i 个比较突出的特点。 岗位工作人员平时可根据本 岗位工作 内容对档案进行分类 收集途径 的多渠道性 。由于各门类档案材料记录 的内 存放，年度集中立卷．或事完即立卷。年度立卷时．学 院档案 容专业性较强，而且各 门类档案的形成过程和载体形态存 员要把各 岗位整理的档案分类排列。编制案卷 目录，做到条 在较大的差异，因此各 门类档案材料 的整理与立卷方式也 目清晰、自成体系。 有所不 同。档案材料的收集] 二作必须遵循档案 的自身规律 鉴定。二级学院档案可分为永 久、长期、短期、暂存。对 和特点，由档案文件材料产生和形成部门专业人员负责文 于短期保存的如试卷类梢案。一般保存四至五年 ，待学生毕 件材料的收集 、积累 ，统一交 由二级学院专职档案人员负责 业一年后 即可销毁。对于教师业务类设定为暂存 ，可 以随教 立卷、归档。 师流动 ，但平时应注意对这类档案的 内容进行补充、更新。 收集形式的多样性。二级学院各部 门工作性质存在差 保管( 移交) 。由于二级学院档案工作具有双重性 ，因 异 。因此在档案的管理上就要采用适合自身特点的多种管 此，经过鉴定 、整理 的学 院档案，对于其 中列入高校档案归 理模式。 档范 围的．档案员要认真编制移交目录，及时归入高校档案 收集时间的非统一性 。高校许多工作要受上级和社会 馆；对于未列入高校档案归档范围的，档案员应根据学院档 的制约，在管理上需要 同上级机关和社会 的活动 同步 。比 案的分类保管体系 编 目、排架。 如。在计 划管理上．教学使用 自然年度 。而科研、基建 、设备 利用 。学院档案 员要充分发挥主观 能动性 ，了解服务对