浅谈录取通知书的制作方法.pdfVIP

浅谈录取通知书的制作方法 ◆ 万 琪 (江西外语外贸职业学院招生就业办) 【摘要l本文主要介绍利用 office里的Word 邮件的自动合并与打印等。 C：＼＼photo＼＼z09361313153024．jPg 成功实现 了高校录取通知书的 自动套打。 二、通知书的制作方法 C：＼＼photo＼＼z09361313153025．jPg 利用录取学生的数据库，采用Word制作录 1．设置主文档。新建一个Word文档 ， C：＼＼photo＼＼z09361313153026．jPg … ● … ● ● 取通知书的模板 以及Word里面的 “邮件合 根据通知书的要求格式来设计模版，设计 ‘ 并”功能将录取学生的数据导入指定位置 ， 通知书的固定的内容，如学校名称、入学时 因为图片名是以 “Z”+准考证号的形 同时在此基础上详细介绍了通过应用域代 问、祝贺词等。 式命名的，将域代码和插入合并域相结合的 码插入照片图片及条形码 ，进一步完善通知 2．制作考生信息的数据源。高校所需 方法填写路径，插入命令为 {INCLUDEPIC- 书的方法，顺利 完成上千张 的通知书 自动 考生信息绝大部份都在考生投档单中(T— TURE“C：／…／PHOTOS!Z《ksh》．jPg”＼ 打 印。 - TDD．DBF)。而考生投档单 中除考生号 、考 MERGEFORMATINET ／，(MERGEFORMAT 【关键词】通知书 邮件合并 域代码 号、姓名、家庭地址、邮政编码、收件人等信 用来保存对域结果进行的格式修改)按 F、9 全国高校招生录取工作现都已实行远 息可直接使用外，其它字段均用代码表示， 刷新照片就出现在主文档中了。如果需要 程网上录取 ，减少了高校招生录取成本，提 筛选保留下需要的记录，由于导出的信息 灵活的定位 ，可以考虑插入一个文本框 ，去 数据库都是DBF格式 ，将它转换为Excel工 掉边框等属性 ，并在这个文本框里通过使用 高了工作效率 ，同时，导出的投档单也为后 续的工作提供了电子数字资料 ，“电子档 作表。 INCLUDEPICTURE域代码插照片，调文本 案”的出现使得人们脱离了繁重的人工 “建 3．选择数据源加入主文档。在菜单栏 框的位置即可更好的调整照片的大小和 中，选择 “工具”菜单中的 “信函与邮件”，在 位置。 档”和 “提档”的困惑 ，杜绝了人为操作中不 可必免的失误 ，也使高招更加透明化。录取 下级菜单中选择 “邮件合并”命令。工作窗 6．插入条形码。还可以在通知书上加 口右侧跳出 “邮件合并”任务窗格，选择文 入一条代表着准考证号的条形码，那么新生 操作比较简单，关键是对录取系统的应用 ， 网上录取结束后，学校要进行通知书的制 档类型为 “信函”，点击 “下～步：正在启动 报到注册时，只需通过扫描就可以达到电子 作和打印，如果发放录取通知书是通过书 文档”。右侧再次跳出的窗格中选择 “使用 注册的目的。大大提高入学报到的准确性 写的方式进行的，这个工作量很大，采用 当前文档”(主文档)，然后 “下一步 ：选取 和提升统计速度的作用，加入条形码最好用 VisualFoxpro报表或者Word中的邮件合并 收件人”，在 “选择收件人”视图中，点击 “使 专业的软件和仪器，以达到数字编号的准 来制作，就简单方便快捷得多了。 用现有列表”(数据源)，然后单击 “浏览” 确性。不过利用WORD同样也有两种比较 一 、 通知书 自动套打的制作原理 按钮，在选取数据源对话