浅论如何管理高校电子档案.pdf

科技信息 。图书与档案0 SCIENCETECHNOLOGYINFORMATION 2009年 第29期 浅论如何管理高校电子档案 王 丹 (山东轻工业学院综合档案室 山东 济南 250000) 现代计算机技术已经运用到各个领域，高校在 日常工作 中产生大 档案管理部门的要求，定期对过期数据进行鉴定、编 目整理，通过网络 量 的电子文件 ，对这些 电子文件如何归类 、建档和存储及进行科学合 传输或光盘，移交给档案管理部 门进行归档、保管。 理化管理 已经成为事在必行。笔者通过 自己在工作中总结 的经验谈一 2．电子文件归档方式及途径 下 自己的看法 21电子文件归档方式 1．高校电子文件 的整理 就形成档案 的载体而言，电子文件载体较纸质档案载体稳定性 1．1基建档案的整理 差 ，易损坏 ，就 目前而言，简便而安全 的归档方式是采用 网络移交 ，并 基建档案作为学校建校 以来基本建设管理和基本建设工程项 目 利用光盘保存 。 活动过程中直接形成的，有保存价值的文字 、图纸、图表及声像载体等 2．2网络移交的途径 材料的记录 ．见证了学校发展 的历程 。基建档案通常是计算机创建的． 2．2．1借助网络 ，开通电子文件 归档专 网。档案管理部 门经与信息 因此 ，在对此类数据信 息进行整理时要按档案管理要求进行存档 。对 管理部门协商后 ，对归档 的电子文件提 出格式要求 ，对那些具有保存 纸质文件进行扫描 ，并按照案卷号 、图号 、序号 的顺序连接起来 ，这样 ， 价值 的电子文件 ，应 由电子文件形成部 门进行编 目整理 ．利用 网络技 既保证 了档案信息的真实性 ，又方便 了 日常 的利用工作 ，同时提高了 术 向档案管理部门传输 ．档案管理人员根据档案 的密级和保管期限， 基建档案工作的质量和管理水平，为工程建设 、工程维护和改扩建 中 加上档案管理信息，将 电子文件信息录入档案数据库 。在 日常工作中， 提供数据支持。 既可通过各个网络终端在其权限范围内进行所需信息资料的查询。 1．2设备电子文件 的整理 2．2．2由计算机信息管理部门负责 电子文件归档。目前 ，各高校均 设备档案的管理 ，为方便档案管理人员的建档工作 ，要在 引进设 设立 了计算机信息管理中心 ，利用网络技术建立校信 息管理系统 。信 备前明确提出此类档案电子文件 的必要条件 ，包括设备的系统环境、 息 中心便成为了校 内电子文件信息的汇集点，由他们负责按档案管理 工作平台、文件格式 、各类图片等详细情况 。同时在移交 电子文件同 部 门的要求 ，定期将 日常工作 中形成的具有保存价值的电子文件归 时，还应该附上电子文件 内容 的详细说 明及注意事项等信息。 档 。 1_3财务电子文件 的整理 3．完善 电子文件归档制度 财务工作涉及面广 ，其 中就包括全校教职工 的工资单 。现在都有 电子文件来源广泛 ．形成过程中涉及 的业务部 门及具体工作人员 工资系统 ，工资数据建立电子档案很方便 ，但要注意在移交 电子文件 较多，要想保证此项工作 的顺利进行 ，既将 电子文件归档工作纳入立 时，要求其信息内容要有教职工每月工资汇总表 ，并列出单位、名称 、 卷归档制度 中，并纳入信息管理工作程序 ，在检查信息管理工作的同 代码 、人数、明细工资等，并在移交同时附上相 同内容的纸质资料。 时 ，检查 电子文件归档工作。 财务工作形成最多的档案资料就是账簿 。如今 ，高校财务工作都 由于文件有效的主要标志是签章和签名 ，目前 ，对一些具有凭证 用计算机管理 ，有独立 的财务系统 ，工作内容均 已进入计算机管理系 作用和法律效力的文件必须 以纸介质形式保存 。因此 ，电子文件 、纸质 统，系统内