浅谈电子档案的安全与管理.pdfVIP

消费电子 2013 年 9 月下 Consumer Electronics Magazine 技术交流 浅谈电子档案的安全与管理 刘燕 （聊城高级财经职业学校，山东聊城 252000） 摘 要：随着我校办公自动化系统的建设和不断发展，电子档案的安全与管理逐渐成为我校档案工作最关注的 内容。档案部门作为电子档案安全与管理的主要履行部门，承担着确保电子档案真实、安全和完整的职责。然而， 当前电子档案的安全出现了一些问题，需要采取相关措施管理电子档案安全。本文通过对电子档案安全管理的现状 进行具体分析，并根据这些问题提出了相应的管理措施。 关键词：电子档案；安全；管理；浅谈 中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 (2013) 18-0191-01 一、前言 （一）建立健全电子档案安全管理规章制度 随着我国科学技术和信息时代的不断发展，人们对文件 针对电子档案安全管理的规章制度还不健全这个现状， 信息的网络归档工作也投入了越来越多的关注。许多文件都 必须采取相关措施健全电子档案安全管理的规章制度。结合 开始以电子档案的形式借由计算机网络展现在各部门工作人 本校的电子档案管理情况，根据国家的相关要求，制定科学 员面前。电子档案的安全与管理已成为学校各部门的新工作 合理的电子档案安全管理制度与规范措施 [2]。通过规范电子 和新任务。电子档案的安全与管理与传统纸质档案的管理有 档案的收集和整理程序，实施统一保管和统计电子档案信息 很大的区别，而且其安全管理工作和程序还不完善，需要采 的方法，并以表格规范电子档案的信息内容，确保电子档案 取科学合理的措施加强电子档案的管理队伍建设，从而确保 安全管理工作在相关规章制度的指引下开展，从而使电子档 电子档案的作用能得到充分发挥，促使学校的档案信息能有 案管理工作更加制度化、规范化和专业化。 效地储存起来。 （二）提升电子档案安全管理人员专业素质 二、电子档案安全管理的现状 电子档案安全管理人员的专业素质是电子档案管理工作 （一）电子档案安全管理的规章制度还不健全 有效开展的决定性因素，因此必须提升电子档案管理人员的专 电子档案的安全管理必须严格按照国家和地方的具体要 业素质。第一，提高领导对电子档案安全管理的认识和重视度。 求进行。当前，许多学校电子档案安全管理的规章制度还不 学校电子档案的管理部门应该鼓励管理人员进行管理工作的 健全，且内设机构众多，出现了电子档案产生无依据、归档 经验交流，通过不断建立健全相关管理制度，促进电子档案管 不明确和储存不安全等问题。不规范的电子档案归档程序无 理人员的工作积极性和对管理工作的认识。第二，给电子档案 法体现出电子档案安全管理工作的技术性与特殊性，造成了 管理人员提供培训的机会，鼓励电子档案管理人员多多学习档 许多重要的电子档案存放无章、管理无序的情况，严重影响 案学、档案管理学及相关的专业知识，培养电子档案管理的复 了电子档案的质量 [1]。不但如此，不及时归档和管理电子文 合型人才，为学校电子档案管理工作提供人才保障。 件，会使许多电子文件被遗失，从而给电子档案安全管理工 （三）落实完善电子档案信息安全保密工作 作带来损失。