浅谈高校图书馆中利用excel解决期刊邮发代号变形及排序问题.pdfVIP

浅 谈 高 校 图 书 馆 中 利 用 EXCEL解 决 期 刊 邮 发 代 号 变 形 及 排 序 问 题 叶柳娇 ( 广州军 区档案馆征集编研室，广东广州 5 1 060 0) 曲奄要] 就高校 图书馆在实现 图书和期刊的 自动化管理工作中，遇到期刊 邮发代 号在Exce l 表格中变形的 问题进 行了认真分析 ，并根据 Ex c嗣操作简单、使用方便、功能强大等特点，对邮发代号的变形及排序问题提出了切实可行的解决办法。 睽键词】图书馆；Ex ce l ；邮发代号；排序 目前，随着 计算机技术的不断发 展，各高校图书馆在 日常业务管 这个邮发代号 能对应上某年某月或某 月某 日，Exc el 都会将它 自动识别 理中，采 用不同的图书馆管理系统，实现图书和期刊的自动化管理， 成为 日期。显然，这样的自动转换在期刊的订购及管理中是不正确的。 如，期刊的订购、登到、装订、典藏等业务管理各环节均可以在期刊子 3修改变形代号的方法 系统中完成。现在的高校图书馆一般都设有学生期刊阅览室和一个教师 我们知道，如果是自建Exc e I 文件时，可以事先设定某一区域 的 期刊阅览室，期刊实行统一订购、登到及配送，因此，在期刊配送过程 数据格式，如设定邮发代号这一列的数字为文本格式后，再录入 中，打印订购、登到等各种清单成为 日常工作之一。 “12 —1”和 “42 —8”数据就不会有什么变化。但对于 自动转换成Exc el 1 Ex ce l 在高校图书馆业务工作中的重要作用 文件的数据中的部分邮发代号 已被识别成 日期后，再将邮发代号这一 由于各个 高校图书馆的管理方式不尽相同，管理系统开发 商不可 列的数据格式设为文本格 式的话，这部分数据 就会出现错误的信 息。 能满足所有馆的不同需要，因此，从管理系统中得到的清单的格式和 内 比如作家杂志》’的邮发代号是12—1和立乐教育与创僭的邮发代 容不一定符合我们的实际需求，并且清单的格式和内容不能直接修改， 号是42—8，虽然不再是 “12月1曰”和 “Aug一42 ”，却变成了 这就需要将这些从 数据库中统计得到的清单保存后再 进行编辑处理， “3978 3”和 “1 5554 ”。这种简单用另存为功能将数据批量转换成Ex— 即要将 这些数据库 文件另存为Exce l 文件。办公系统Of f i c e 中的Exc el c el 表格文件显然达不 到要求。所以这就 需要我们解决如何将 已变成上 是功能强大、应用广泛的大众 常用办公软件，它简便 易学，有强大的 述 日期形式的邮发代号变为原来的形式这个 问题 。 行、列的增、删、移动和复制能力 以及列的分歹0与合并功能，并具有多 方法一：选中变形代号的单元格 ，将光标放在编辑栏的最前面， 种运算、排序、分类汇总、图形分析、自动填充等功能，有较强的兼容 在半角状态下加入单引符号 “”’使这个邮发代号变成文本形式，并删 性，能够与多种软件进行数据 交换和共享 。所以，不少应用程序 所设 除这个 日期中多余 部分，使其变成正确的邮发代号形 式。按回车 或光 计的数据库在 清单打印时均给出了以Ex ce l 文件 形式保存的选择，使用 标移开 后这个代号与其他正确 显示的代号无异。一定要加这个 “”’ 者可根据 自己的意愿方便地运用Exc el 对文件进行编辑或数据加工处 号，否则光标移开后这个代号就又变回g期形式。 理。运用期刊子 系统与Ex ce l 共同管理期刊，使它们相互补充、相互配 方法二：先按住Ct r l 键后选定所有变形为 “月b 日”的单元格 合，更有利于对期刊进行有效 的、规范的量化管理，增加文献信 息揭