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从档案利用的角度看高校档案管理工作 ■广西师范大学档案馆 邓漓虹 摘 要：档案工作的最终 目的是利用，高校档案涵盖 了高 位各部门的档案分管领导和兼职档案员工作会议 ，布置档案 校各项工作的方方面面，是学校和社会的宝贵财富，只有通过 归档工作，让兼职档案员明确什么样的档案材料应该归档，应 利用，高校档案才能更好地服务于高校的发展。 该怎样做好部门立卷工作。在会上还可以对档案工作做得好 关键词：档案利用 高校 的单位和个人提出表扬，对档案工作不力的单位提出批评，督 促各单位做好档案归档工作。 高等学校档案是指高等学校从事教学、科研、党政管理以 2、未雨绸缪。高校档案馆应该通过校园网、每周会议安 及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种 排 、校报等各种渠道了解近期学校将要开展和已经开展的活 文字、图表、声像等不同形式的历史记录。高校档案真实地记 动 ，考虑这些活动可能产生的文字、声像 、照片资料是否有归 录了高校在教学、科研 、思想政治教育、后勤管理、产品开发以 档价值 ，对归档工作早做准备，等活动一结束，马上到相关单 及其他各项活动的发展轨迹，是高校发展的见证和高校精神 位收集相关材料，这样就避免了时间一长档案材料的丢失，保 的积累和延续，是高校管理和建设中不可缺少的重要部分，能 证了归档材料的完整齐全。 为高校的宣传教育、编史修志、工作查考 、经济建设、教学评估 3、深入基层。档案馆的专职档案管理人员要经常深入到 以及个人的学籍证明提供依据。以下仅从高校档案利用的角 各院系各单位指导档案归档工作，让各部门的兼职档案员明 度来谈谈对高校档案管理的思考。 确归档范围，养成从日常的工作中收集整理保存档案材料的 一 、 档案收集的齐全完整是档案利用工作的基础 习惯，这样才能在每年的档案归档时间内做到有材料可归 ，才 完整齐全的档案是有效利用的基础和前提。凡是在归档 不会造成到了归档时间却找不到归档材料的现象。 范围内的档案材料都要归到档案馆来，只有具备丰富合理的 二、档案的规范化、现代化管理是提高档案服务质量和利 馆藏，才能充分发挥档案的作用，满足不同用户的需求。要使 用效率的保证 档案馆的档案材料最大限度地做到齐全完整，就要在档案收 档案利用工作做得好，就是要让档案利用者能迅速地查 集上下功夫。我国档案事业领导人曾三在总结多年档案工作 到自己所需要的档案，这就需要更新档案管理手段 ，采用计 经验时提出 “收集是起点”的思想，指出 “正确地处理收集 、整 算机网络技术对档案进行现代化管理，加快档案网络建设的 理、保管、鉴定、统计和提供利用等六项工作之间的关系，这六 步伐。 项工作都很重要，收集和提供利用尤为重要 ，收集是档案工作 1、采用适合本校档案分类和编 目的网络版档案管理软 的起点和基础，没有收集就谈不到利用。”要做好档案收集工 件，对档案馆馆藏所有档案进行计算机数字化、网络化管理。 作，笔者认为要做到 “主动”和 “被动”相结合。“被动”收集也就 由于高校档案资源丰富，数字化工作量大、任务重，需要分阶 是档案馆接收各单位各部门交来的档案材料，这些档案材料 段、分层次，按照轻重缓急、保障重点、注重发展的关系来进 占了归档材料的大部分 ，而 “主动”收集则应该做到以下几个 行。首先要抓紧传统档案的案卷级、文件级 目录的录入，录入 方面： 的时间顺序可以从后面往前录入；然后 ，逐步将馆藏所有种类 1、先人为主。在每年的归档工作开始前 ，应组织召开各单 的档案实体文件包括纸质 、