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档案管理 浅谈信息时代对企业档案管理的认识 迟英娇 (国投哈密能源开发有限责任公司，新疆 哈密 839000) 档案是对企业生产经营活动的全面记录和总结，对企业的发展具 锻炼出业务过硬、作风扎实、爱岗敬业、勤于学习、严于律己、协作 有至关重要的作用，因此，如何完善档案管理与提高档案的利用效率 沟通能力强的工作岗位。 成为现下企业关注的热点问题。随着时代的发展，信息化已经普遍应 按国家要求，档案资料应配备专门的存放地点，专人负责保管， 用于我们的日常工作和生活中，也逐渐成为档案管理的重要载体。目 对存放地点更是有一定要求的，比如存放室应通风，避免阳光直射， 前，大部分企业档案管理已完成由人管向电子管理的重要转变，档案 是否有防火、防虫、防湿等措施，涉密文件资料应单独存放，档案资 管理软件也应运而生，如财务管理软件、人事档案管理软件等，档案 料存放地点的选择直接影响了档案资料能否长时间保存，企业在选 管理思路 日渐清晰，管理方法也日趋完善，但就 目前档案管理现状而 址时应首先考虑当地的气候特点，楼层的选择，根据企业 自身属性 言，仍存在疏于管理、管理措施不到位或管理方式落后等现象。 的不同，档案资料的存放数量也会有所区别。如一个企业的业务范围 1转变档案管理思想。认识档案的重要性 较广，就应选择宽敞、明亮的档案存放地点 为了方便档案资料的搬 目前企业档案主要分为：人事档案、财务档案、科技档案和文书 运、存放、借阅，档案资料最好存放在楼层较低的办公地点。 档案。以科技档案为例，它涉及的范围面非常广，不仅是连接生产经 3密切各相关部门的配合，明确档案管理职责 营活动的纽带，更是反映项 目建设情况的重要依据，科技档案中的工 档案管理工作须具备清晰的管理思路，首先应制定符合企业 自身 程项 目建设档案资料是对整个建设工程过程的实际记录，包括工程从 管理的相关制度，以建章建制为前提，让各项工作有章可循。只有在 立项审批、可行性研究、初步设计到招投标、施工、再到竣工阶段的 制度中明确规定档案资料的管理流程、归档范围、归档要求、审核依 各项活动，加强工程档案资料的编制与管理工作首先要认识到工程档 据，让各部门在工作中有章可循，了解档案资料组卷的基本要求，更 案的重要性：工程档案有效记录的工程施工过程，可及时汲取教训、 好的完成本部门、本岗位的工作任务。其次，应在制度中明确各相关 总结经验，并为项 目后期的维修、改建等提供有力依据。一套完整、 部门及人员职责，只有明确责任才能在工作中更加认真，增强工作的 成熟的工程档案凝聚了前期相关项 目建设的经验，为处理施工过程中 主动性、积极性。奖罚有度还可以进一步确保档案资料的完整性，追 的各种问题提供了有力的参考。对于危险系数较高的行业，为避免安 究对档案资料造成遗失的部门、人员责任。档案管理制度中对各部门 全事故的发生、健全安全管理体系、完善旌工措施和章程、健全岗位 之间的衔接要有相关要求，加强各相关部门及人员之间的配合程度， 责任制，怎样使用和借鉴相关文献、档案资料使之有效的为本项 目的 以信息化为媒介，利用网络和档案管理软件快捷、高速的传播特性， 施工管理服务就显得尤为重要。只有认识到档案的重要性，才能摆脱 第一时间了解档案资料的进展情况，加快了整改速度，增强了工作进 部分企业重生产轻档案的现状，才能更好的完善档案管理制度、优化 展时间节点。最后，档案管理工作脉络交错相连，一般企业都设有档 档案管理体系，让档案发挥出更大的利用价值。 案初审、复核部门，且各部门之间独立完成各 自工作，密切配合并互 2夯实档案管理基础，保证档案资料的完整性 检互补。以竣工资料为例，资料在归档前要经过施工单位编制、监理 企业单位须建立和完善档案管理体系、制度，配备适合的