秘书理论与实务 第二篇 办公室秘书(文员) 项目五 安排日常会议.pptVIP

尚辅网 尚辅网 项目五安排日常会议 项目五安排日常会议 项目五安排日常会议 项目五安排日常会议 项目五安排日常会议 项目五安排日常会议 项目五安排日常会议 项目五安排日常会议 项目五安排日常会议 项目五安排日常会议 项目五安排日常会议 项目五安排日常会议 项目五安排日常会议 项目五安排日常会议 项目五安排日常会议 项目五安排日常会议 项目五安排日常会议 项目五安排日常会议 总主编　　　孙汝建 主　编　　　焦名海 主　审　　　杨群欢 * 尚辅网 尚辅网 尚辅网 尚辅网 任务一 准备日常会议 1.确定会议的主题和议题。 2.确定会议名称。 4.确定会议时间、会期。 5.确定会议所需的设备和工具，要满足会议的需要。 6.确定会议文件的范围，做好文件的印刷或复印工作。 7.确定与会代表的组成，不要邀请与会议主题无关的人员参加会议。 8.确定会议经费预算。 9.若是大型会议，还应确定筹备机构与人员分工。 理 论 知 识 尚辅网 任务一 准备日常会议 1.会议议程的编制应在前，议程一旦确定，不应轻易变动。 会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可作相应调整。 2.会议议程与日程的安排必须吻合。 3.会议议程、日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施。 理 论 知 识 尚辅网 任务一 准备日常会议 　　会议方案获准后，秘书要向有关单位下发会议通知。通知方式有：发文、发电子邮件、打电话等，应视情况选择。有的会议还要向来宾发请柬或邀请书。会议通知的内容包括：会议名称、目的、议题、会期、参加人员范围、报到时间与地点、开会时间与地点、接站及行车路线、需携带的材料、会议主办单位及其他要求。 理 论 知 识 尚辅网 任务一 准备日常会议 　　会议材料可以大体上分两种，一类是直接反应和表现具体的会议议题的 材料，另一类是反应会议议程特征的材料。 　　日常会议地点选择，往往从以下几个方面考虑：远近适当；大小适当； 设备齐全；不受干扰；租金合理；停车有场所。 理 论 知 识 尚辅网 理 论 知 识 任务一 准备日常会议 　　必备用品是指各类会议都要的用品和设备，包括桌椅、茶具、扩音 设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等等。 1.会标 2.会徽 3.标语 4.旗帜 5.花饰 6.灯光 7.座位 8.会议其他用品 尚辅网 相 关 链 接 任务一 准备日常会议 1.董事会会议 2.公司股东年会 3.管理层会议 4.总结表彰会议 5.洽谈会 6.展览会 尚辅网 相 关 链 接 任务一 准备日常会议 相对式布置 全围式布置 竖式布置 横排式布置 左右式布置 分散式布置 尚辅网 相 关 链 接 任务一 准备日常会议 (1)内容上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。 (2)在设计上应区分正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉宾等与会者的不同身份。 (3)重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。 (4)为了便于辨认会场内各种人员的身份，同一会议的不同证件应当用不同的颜色和字体相区别。 (5)应注意根据公司不同的文化理念设计会议证件或姓名卡片。 (6)姓名卡片的大小式样应注意经济适用、美观大方。 (7)姓名卡片在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。 (8)会议证件的设计格调要与会议的性质和气氛相适应。 (9)涉外会议证件可用中文和外文两种文字，外文排在中文下方。 尚辅网 理 论 知 识 任务二 服务日常会议 （一）签到和引导 1.签到 （1）薄式签到 （2）表式签到 （3）电子签到 2.引导 　　引导能给与会者提供很多方便，使他们感到亲切，每一位会务工作人员都应该履行引导的义务，大中型会议报到及进入会场还应当派专人负责引导。 尚辅网 理 论 知 识 任务二 服务日常会议 （二）会议记录 1.标题 　　由会议名称加“会议记录”组成，就是《××××会议记录》。如果使用的是专用的会议记录本，只写会议名称即可。 尚辅网 理 论 知 识 任务二 服务日常会议 （二）会议记录 2.首部 ①会议时间。 ②开会地点。 ③主持人的职务和姓名。 ④参加人。 ⑤记录人。 尚辅网 理 论 知 识 任务二 服务日常会议 （二）会议记录 3.主体 会议记录的主体一般包含以下方面：会议的议题、宗旨、目的；会议议程；会议报告和讲话；会议讨论和发言；会议的表决情况；会议决定和决议；会议的遗留问题。这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先后次序会有所不同。 尚辅网 理 论 知 识 任务二 服务日常会议 （二）会议记