秘书文档管理课件 项目十一.pptVIP

尚辅网 尚辅网 项目十一 档案的保管 项目目标 任务导向 技能训练 项目目标 1．知识点 档案保管工作的内容、任务和基本要求 档案保管的物质条件 档案库房管理与档案在流动过程中的维护与保护方法 2．技能要求 初步掌握档案保管工作的要领 任务导向 一、档案保管工作概述 二、档案保管的物质条件 三、档案库房管理 四、档案存放位置索引 五、档案代理卡 六、全宗卷 技能训练 P126页 * * 尚辅网 尚辅网 尚辅网 尚辅网 一、档案保管工作概述 （一）保管工作的含义 1、库房管理 2、档案流动过程中的保护 3、保护档案的专门措施 （二）保管工作的任务 1、防治档案的损坏；包括自然损坏和人为损坏。 2、延长档案的寿命； 3、维护档案的政治安全 ，防止泄密 。 尚辅网 （三）基本要求 1. 以防为主，防治结合 2. 加强重点，照顾一般 3. 自力更生，勤俭节约 4. 立足长远，保证当前 （四）意义 档案保管工作为档案管理工作提供物质对象，其质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。 尚辅网 二、档案保管的物质条件 ?? （一）档案库房 档案库房是为存储和保护档案而设计建造的建筑物。库房地址的选择，以及防热、防潮(防水)、防火、防盗等方面均有一定的要求，不少国家制定有专门的设计规范。 档案库的窗户应尽可能少而小 档案库的形式、结构、用材、颜色均应考虑隔热、防潮等效果 库房温度冬季不低于14?C，夏季不高于24C，相对湿度45～60％。 尚辅网 （二）档案装具 1、档案箱 2、档案架 活动式密集架 积层密集架（通天架） 3、档案柜等 尚辅网 手动密集架 底图密集柜 尚辅网 尚辅网 尚辅网 （三）包装材料????1、卷皮????2、案盒、卷盒????3、档案袋 4、包装纸等 尚辅网 （一）库房编号???1.为所有库房编一总的顺序号???2.分区编号 （二）排架和编号???1.整齐一致 ???2.避光通风???3.空间利用???4.统一编号，顺序是从左到右、从上到下。 三、 库房管理 尚辅网 （三）全宗的排列和档案的存放???1. 全宗的排列??????一个全宗的档案放在一起；??????全宗号流水排列法； 全宗分类排列法；??????全宗群排列法。????2. 存放方式?????? 竖放和平放 尚辅网 四、档案存放位置索引 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 格 栏 档架（柜） 房间 层 楼 存 放 位 置 目录中案卷起止号数 案卷目录名称 案卷目录号 ?? ??全宗名称：?????????????????????? 全宗号： 尚辅网 五、档案代理卡 ???为了便于库房管理售货员掌握流动情况和安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是“代卷卡”或“代理卡”。 ? ? ? ? ? ? ? ? ? 经手人姓名 单位名称 库房管理员签字（收回） 归还日期 库房管理员签字（移出） 移往何处 移出日期 案卷号 目录号 全宗号 尚辅网 六、全宗卷 全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。 通常包括：移交和接收全宗的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记等。 * * * * *