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对提高承编单位收集资料质量的探索 　　[摘 要]承编单位所提供的本单位的相关资料，是决定志书质量高低的基本要素，是对志书编纂的必备环节。也可以这样说，它是志书编纂的生命线。但是，要做好资料的收集和整理，也不是件易事，要付出很多，要研究它。编辑部应认真负责地制订出承编单位所提供资料的质量要求的标准，便于资料采编人员收集资料时参照标准收集到符合要求的资料。并对资料成长编资料的方法进行了探讨。本文是在使用中感受到它的意义，感受它的价值，感受它的来之不易。从而去探索怎样去得到理想的它。 　　[关键词]承编单位；资料；作用；质量标准；提高 　　我市的二轮修志工作从2009年开始，已经进入了第三个年头了，许多承编单位都提供了本单位的相关资料。市志编辑部也已开始着手整理这些资料。笔者有幸参加了这项工作，在整理资料中，遇到了一些问题，自己进行了认真的思考，带着这些问题，和同行进行探讨，同时也学习了《中国地方志》杂志中许多专家学者的相关论著，并经过长时间的探索。认为有必要将这些公布于众。经整理，现提出，愿与大家共同讨论。 　　一、承编单位提供资料的地位和作用 　　承编单位所提供的本单位的相关资料，质量的好坏直接关系到志书的质量，它是志书质量高低的基本要素，因为它是志书资料的最主要来源。志书的编辑当然可以直接到基层，收集到第一手资料，而且编辑自己采集的资料，由于采集的目标明确对所需要的资料的要求把握得比较好，所以它的可用率就相对高一些。但是，这不是编辑的主要任务，只有到后阶段在编辑中缺少某方面的资料，而承编单位又因种种原因不能提供的情况下，才由编辑去做资料的采集工作。所以，资料的收集工作主要还是由承编单位完成。 　　资料是志书编纂工作中的必备环节，它起着十分重要的作用。就好象做饭，“巧妇难为无米之炊”没有米，哪能做成饭。资料就好比米，志书好比饭。志书在编纂的整个过程，自始至终需以资料为前提，围绕资料工作的这个中心而展开。志书的编纂工作是如此地依赖资料，可见，资料工作在志书编纂中的地位是如此之重要。 　　当然，这里这两者之间（资料和编辑）还是存在着一定的辨证关系，两者之间关系紧密，又有区别。米与饭是有本质的区别的，米需要经过复杂的物理变化和化学变化才成为饭，如果米没有经过加水烧，就不可能成为饭。同样，资料不经过整理编辑就不可能成志书。 　　二、承编单位提供的资料的质量标准的研讨 　　因为承编单位提供的资料，对志书编辑太重要了，它直接影响到志书的质量和水平。因此，我们有必要对承编单位提供资料给出一个质量评价标准。一则有了这样的标准，能够便于承编单位收集资料时对照标准，收集所需要的资料，可以少走弯路，提高资料采集的速度和资料的有效性。使所收集的资料符合编辑们在资料长编中对资料的需要，在整理中少走弯路，便于编辑工作。所以各篇的编辑，必须针对本相关内容拿出承编单位长编资料具体的标准。让承编单位有的放矢地以此为目标，做好资料采编工作。 　　标准的制订，可以由编辑部提出方案，再交承编单位讨论，上下反复进行几次，成熟后由编辑部确定。这样做有几个好处，一是在标准的反复讨论中，承编单位的资料采编人员和编辑人员都经历了一个标准学习的过程，熟悉过程，有利于今后的资料收集中准确地掌握标准，及早走上正规道路。二是这个过程也是相应的志书内容大致确定的一个过程，使编辑们也能做到心中有数，使今后的编辑阶段工作开展得顺利些。三是由于有一个统一的标准，资料的收集就规范了，与将要编辑的长编资料靠得比较近了，有利于长编资料的编辑，降低了编辑部的劳动强度，同时也提高了进度，保证了志书的质量。 　　这里当然要化费很多的人力物力，也会推迟资料收集的时间，表面上影响了进度，但“磨刀不误砍柴工”，我们大可不必为此担心。只会加快进度，不会拉后腿。 　　标准如何定？该确定哪些内容？这两个问题，值得探讨： 　　（一）完整性 　　对资料的要求，内容上必须要有几个要素：事情发生的起因、时间、地点、主要人物、发生过程，社会影响。使记述的事情完整，而且尽可能地具体些，应该说，承编单位所提供的资料越详细越好，因为承编单位的资料是志书编辑内容的主要来源，为了全面地反映当地的情况，所以在收集资料时，必须注意它的全面性。不缺项，不漏主要内容。全面地、系统地反映当地的全貌。编辑部在编辑过程中根据志书的长度时，再作删减。所以承编单位提供的资料应具有完整性。 　　案例1 体育局在所提供的资料中，有两处记述了钓鱼协会的成立过程，但只记述时间，没有组织单位。编辑就误认为重复记述，去电话问了，因为两处记述的时间不一致，征求正确的时间。结果是成立过两个钓鱼协会，一个是体委组织的，另一个是老年体协组织的。因为没有记述清楚而造成误会。 　　案例2 在科技局提供的资料中，发现材料中只有科协的第一届，第二届，