谈电子文件对档案工作的影响及对策.pdfVIP

·244· 2015年1月 理论前沿 经济管理 谈电子文件对档案工作的影响及对策 邱玉杰 (普洱市林业科学研究所，-2：南普洱 665099) 【摘 要】近年来，随着计算机及网络技术的发展和办公 自动化普及，大量产生的电子文件对档案工作产生了日益广泛、深 入的影响。面对这种影响，档案部门和档案工作者必须审时度势，因势利导，以适应新形式变化的客观需要。 【关键词】电子文件 ；档案 ；影响 ；对策 1、电子文件对档案业务管理工作的影响 案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的 传统的档案工作 以纸质文件材料为工作对象，而应用计 机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时 算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直 对文件信息复制、修改重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。 接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，～经形成后，即刻存 因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义， 贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就 或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整 使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工 理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周 作经过长期实践，己总结出一套工作流程及方法、原则，如 期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展 文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程 来源原则。 的起点，也是文书工作和档案工作 的结合点，文件形成后， 再次是对档案学理论研究内容的影响。档案学理论研究 由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。 的内容是由研究对象所决定的，以往的档案学理论研究是以 而 电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘 纸质档案为主要对象，电子文件出现 以后，档案工作的对象 中。由于电子文件对计算机有很强的依赖性。如果归档，必 随之发生了变化，其理论研究的对象 自然也就发生了变化。 须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是 “办理完毕， 原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管 具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操 理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到补 作系统。 充和完善。所有这些研究课题都应围绕电子为开展。如电子 由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也 文件的整理排序技术、信息安全保载护读技的术直、于计子算和机定病毒是防工治质基面维 可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体 技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。 现一种属性质联系，这种单线排列的方式是手工操作管理的 3、面对电子文件带来的影响应采取的对策 需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容 一 是要做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文 特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、 件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案 有效、多角度的事序，不再需要对空进行像纸质文件那样的 工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文 分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公 自动 件的妆收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原 化系统对电子文件进行 自由组合分类。 始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通 再则，由于电子文件的保存价值同时取决于其 自身价值 过技术处理，将己归档的电子文件改为 “只读性”文件，即 和可读性，其鉴定的该当、内容、标准均将发生变化，原有 只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件 的档案价值理论分析范围也将扩大，还必须要分析电子文件 的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样 的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论， 发挥社会