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自主开发软件 提高勘察设计档案管理质量 ■中铁郑州勘察设计咨询院有限公司 何林青 摘 要：结合 自主开发勘察设计档案软件的实践，对软件 查询模块的分离，同时对系统管理人员与普通查询人员的权 开发过程 、原理与性能、使用效果进行 了介绍。 限进行管理，充分保证数据信息的安全性。 关键词：开发 软件 档案管理 质量 2．2．4软件打印输出功能。为满足实物档案数据的管理， 软件针对不同档案技术要求，设置了完整的打印输出功能，满 1 开发背景 足档案管理的要求。 近年来 ，随着CAD绘图的普及，电子档案的集中管理已 2．3操作系统设计。 成为设计行业企业档案管理的新课题。尤其是在 目前档案管 2-3．1电子档案管理系统。电子档案管理系统主要是对电子 理人员减少，工作量有增无减的情况下，更需要引入现代化的 版设计文件的归档管理，包括设计说明、概(预)算、设计图纸等电 管理手段来提高工作效率。市场上销售的档案管理软件水平 子版文件。根据本院实际睛况，软件考虑对设计文件按本院专业 不一，价格居高不下，在充分调查了企业的实际工作后 ，根据 设置情况进行保存，以保证谢十文件的归类准确，检索决捷。同时 设计院的行业特点，笔者所在企业 自主开发编制了一套档案 软件可以对归档文件进行错误甄别，防止出现同一项 目文件重复 管理软件系统。 性归档。在操作上，尽量减少档案管理人员工作量，对相似项目可 2 软件的编制与调试 以仅对既有项目进行局部修改即可完成新 目录的创建，由于软件 2．1软件运行环境。软件硬件要求不高 ，能够运行 本身具有错误甄别功能，在修改状态下，可以充分保证数据信息 Windows95／98／2000／XP的所有机型都可以，中文 Windows 的准确性、唯一性。同时对于同专业文件软件可以实现批量归档 959／82／000X／P等操作系统都支持，运行平台是独立运行的。 的功能。在检索方面，软件可以实现以项“目号”、“项目名称”、项“ 2．2软件系统架构设计。根据资料中心现有管理模式，将 目时间”、“设计人”等多种模式为关键词进行模糊检索，从而大大 需管理的档案分为电子档案和实物档案两大部分进行管理， 方便档案借阅人员的使用，减少管理者的工作量。软件还提供了 并以此设定软件总体核心架构，创建软件管理模块。软件分为 电子归档文件借阅申请单打印功能，对于检索到的信息，可以直 电子档案管理模块和实物档案管理模块。 接进行借阅申请单的打印。管理人员根据申请单内容，可以非常 2．2．1电子档案管理模块。针对电子档案管理的特点，设 快速地将系统数据库中的电子归档文件下载至借阅人员手中。 定电子档案管理模块需实现以下功能：(1)、电子档案要分专业 2．3．2实物档案管理系统。对于实物档案的管理 ，软件主 存放；(2)、电子档案能够批量入库；(3)、电子档案入库信息要全 要是提供实物档案 目录的信息化管理，从而方便实物档案的 面，并便于检索 ；(4)、电子档案文件存储需安全可靠；(5)、软件 查询与利用。目前软件可以提供文本底稿管理 、底图管理、蓝 对入库文件应能够进行错误识别。根据以上技术要求，软件合 图管理等功能，并且预留了文书档案、声像档案、会计档案等 理的设计了数据存储架构，并在软件易用性等各方面进行了 管理模块的接 口。在实物档案管理方面，要求各类别实物档案 充分的考虑。 建立信息应满足档案管理的要求，信息应全面准确，同时可以 2．2．2实物档案管理模块。针对实物档案管理的特点 ，设 满足快速查询、多功能打印的要求。根据以上技术要求，软件