信息时代社会组织文件管理模式构建与优化的核心要素概论.pdfVIP

理论广角 ●I 信息时代社会组织文件管理 模式构建与优化的核心要素概论 黄建军 (上海大学图书情报档案系 上海 230000) [摘 要]信息时代 ，文件信息被公认为组织核心资产和信息资源 ，社会组织发展愈来呈现出对文件管理的重度依赖性特征，组织理应积极构建切合 自身需 求的文件管理模式并做持续优化。作为文件管理模式核心要素的文件管理实际工作是构建和优化的重心以及终极 目标，必须得到高度关注，以实现高水平的文件 管理。 [关键词]信息时代 社会组织 文件管理模式 核心要素 中图分类号 ：F208 文献标识码 ：A 文章编号：1009—914X(2015)03—0321—02 信息时代，文件作为社会组织活动原始记录，被公认为组织核心资产和信 角；将某种事物或工作看作一个完整系统予以审视。这在整体性研究文件管理 息资源。社会组织发展愈来呈现出对文件管理的重度依赖性特征 ，对其更提出 工作方面比管理科学和信息科学视角更显直接、有效；二是信息时代，文件管理 了越来越高的要求。由此，社会组织理应积极构建切合 自身需求的文件管理模 工作主要将表现为电子文件管理系统运作 。虽然纸质文件管理将依然存在，但 式并做持续优化，以促其结构和功能上的动态优化和静态最优，尽可能实现高 电子文件管理无疑将 占据主导地位，三是从更高层系统的视角来看，文件管理 标准、高质量、高水平的文件管理。 系统同时又是社会组织整套系统的有机部分，着重运用系统科学来构建和优化 1文件管理模式构建与优化的基本战略框架 文件系统，对于促进文件系统与其他子系统的协同运作，共同服务于组织效益 这里所谓文件管理模式，是指社会组织内文件管理的整体表现形式，也是 具有重要意义 。 文件管理的理论架构、制度架构，功能架构，技术架构等组成的完整结构 已有 3系统视角下核心要素具体阐述 研究成果表明，欧美发达国家虽重视文件管理，较深人探讨了有关细节，尤为关 31文件管理系统 的设计与优化 注电子文件管理，却仍然较少直接且系统地讨论类似课题。国内研究现状与国 系统设计需完成 以下子任务 ：A．调研组织文件管理的功能需求 ，进而形 外些许类似 ，但除冯惠玲、安小米等以外，更鲜有涉及 。 成系统设计的总则指南，B．确定系统功能、结构和内容以及予以技术实现的整 本文认为，当前及可预见的未来，社会组织相对最佳的文件管理模式可表 体架构，C．采用合适的系统开发平台工具和编程语言，配以其他可靠的相关信 述为充分采用计算机技术为核心的现代信息技术，广泛借鉴应用系统科学、管 息技术 ，将系统设计予以完整实现。 理科学、信_息科学等相关学科理论 ，根据社会组织类型文件管理需求特点，应用 上述每一方面的失误都将直接导致系统设计的失败。设计工作可谓是对整 高水平标准，具体从管理理念、管理手段、管理 内容 个方面着手构建高水平的 个系统的立法，是对整个系统包括结构和功能等在内的所有层面进行全面规划 文件管理系统，并与组织内其他管理系统和信息系统协同，以确保组织利益最 和参数设置。故此，系统设计工作对于文件管理模式构建与优化最为重要 。 优化实现。 系统设计可遵循以下途径逐次展开 ： 2文件管理模式构建与优化的核心要素 第一，做好前期调研分析，重在准确获得以下信息： 2．1核心要素界定 A．完整准确的组织结构和