电子政务背景下对档案信息化建设思考.pdfVIP

电子政务背景下对档案信息化 建设的思考 曾梅安孙少敏 十七大报告将信息化与工业化、城镇化、市场化和国际化放在同样重要的 位置上，以及国务院新成立了工业和信息化部，这些都表明了党和政府加快我 国信息化建设进程的信心和决心。同时十七大报告也明确提出了要“推行电 子政务，强化社会管理和公共服务”。而档案信息化是国家信息化建设的必然 要求和重要内容，信息化也是档案事业发展的大势所趋。由此可见，电子政务 和档案信息化建设是档案工作者现阶段必须关注的两项重要课题。 一、电子政务与档案信息化建设简述 电子政务是信息技术与现代管理体制的有机融合，是电子政府的核心内 容。其本质是现代化政府管理模式，电子政务并不是过去OA、信息化在名称 上的改变，它具有特定的含义，是对OA和无纸化办公的有效延伸和科学发 展。电子政务应由三部分组成：(1)政府内部的电子化和网络化办公；(2) 政府部门之间通过计算机网络进行信息共享与实时通信；(3)政府部门通过 网络与民众之间进行的双向信息交流。 档案信息化是一个以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建设为核 心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息法规、政策、标准为保障的 综合体系。档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应 用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设五个方面的内容。档案信息化建设 按档案形成时间和载体可分为两个方面：传统档案信息化建设和电子档案信息 化建设。传统档案信息化建设可为电子政务充实信息资源；电子档案信息化建 设可直接与电子政务建设接轨，所以电子档案信息化建设与电子政务的联系更 加紧密。我国信息化发展战略的提出，电子政务的推进，为我国档案事业发展 提供了难得的战略发展机遇期。加强档案信息化建设是档案事业适应时代和社 ． ·43· 文献影像技术的发展与应用 会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案服务水平 的必由之路。 二、电子政务与档案信息化建设的关系 2．1电子政务对档案信息化建设的积极影响 电子政务建设对档案信息化建设影响是多方面的，有宏观影响，也有微观 影响；有技术上的，也有政策、标准和法规上的。但是电子政务对档案信息化 建设的影响是积极的。在电子政务环境下，档案信息化建设将更健康、更有 序、更科学。电子政务的推动对档案信息建设的影响主要表现在以下几方面。 一方面是对传统观念和管理方式的影响。目前档案工作者还没有普遍认识电子 文件、电子档案形成的客观规律，管理电子文件在一定程度上还受到传统纸质 文件管理方式的影响，这就需要档案工作者进一步更新观念，改进管理模式。 另一方面是对档案工作者的影响。目前档案工作者大多数是长期从事纸质档案 管理，随着电子政务系统设计的建设与发展，档案管理会出现很多新情况新问 题，档案工作者知识结构已不适应电子文件管理的要求。这就对档案工作者提 出了更高的要求。再者是对工作效率和服务理念的影响。电子政务在提高文件 管理效率、改变服务方式和服务理念方面有长足的进步。尽管如此，传统档案 管理工作已积淀了丰富的经验，已形成了比较系统和完善的档案管理体系，为 实现电子文件管理提供了重要的前提条件和坚实的基础条件。 2．2信息资源互补和共享 电子政务建设和档案信息化建设在信息资源建设方面有很多共性，两者可 实现资源互补和共享。一方面，档案是国家机关、社会组织、企事业单位以及 个人在社会实践活动中形成的具有保存价值的历史记录，政府部门是档案信息 的重要形成者。电子政务信息资源一部分是传统政府部门在政务管理活动中形 成的各种历史记录和文件信息；另一部分是在电子政务环境下政府部门在各种 政务活动中形成的各种数字化信息。政务信息资源是档案信息资源的重要来 源，经过鉴定具有保存价值的政务信息就会转化为档案信息。另一方面，传统 档案信息的数字化可系统地、高效地组织成结构有序的数字信息资源，可充实 和丰富电子政务信息资源，有利于政府提供更好的服务。 2．3工作标准和信息技术有相似性和连续性 电子政务建设和档案信息化建设的标准和两者对信息技术的需求，具有统