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·636· 齐鲁档案论坛 中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也 要下决心解决方便使用的问题，建立集中统一管理下的分散式系统， 是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术 能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散 式。 3、重视信息化人才队伍建设 推进档案信息自动化的关键是人才。档案信息化建设的骨干力 量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响信息化水平的提高，而当 前人才流失现象普遍存在。档案信息化人员的培养、教育和管理，要 有针对性地进行，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握 信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除 其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构 等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机 构和人员的活力，充分发挥出他们的积极性和主动性。 4、注重加强信息安全工作 企业的档案涉及行业利益和国家利益，特别是涉及国家秘密的 档案关系到国家安全。要按照国家制定的信息安全框架从总体上开 展信息安全建设。企业档案信息化建设中，信息安全管理是核心要 素，其中最重要的原则是必须是在国家有关主管部门的指导下，按照 国家有关主管部门制定的规章、制度、标准认真开展工作，以确保企 业秘密和国家机密万无一失。 浅论文书档案的信息化管理 山东鲁华能源集团 崔文霞 文书档案的信息化管理是促进档案精细管理的重要方面。随着 国家在国有企业中信息化建设的不断推进，传统文书管理工作中的 人工传阅、归档查询程序已渐露淘汰端倪。 一、信息化管理是文书档案管理的必然趋势 大多数企业档案管理的工作方式基本上是接收移交档案，编目 信息化篇 ·637· 立卷、存储入库、查阅调卷，档案处类似于资源仓库。档案载体绝大 多数仍为纸质档案，光盘技术和机读方式虽然已有运用，但十分有 限，档案部门应发挥的作用远远未能有效挖掘出来。以计算机及档 案管理软件等管理应用为主，利用计算机、扫描仪以至互联网等对档 案进行检索、存储和管理，是档案管理手段发展的必然趋势。并且， 档案的信息化管理可使文件信息都保留在系统中，完整地记录下工 作流程，各级管理人员可通过规范统一的操作程序进行快速收文和 反馈，既有助于降低档案人员工作流动带来的负面影响，又有利于提 高管理效率，降低管理成本。信息化较高的企业可以采用文档一体 化管理模式，即“对企业网上文件与纸质文件同时予以管理，对网上 传递的电子文件实行逻辑归档，相应纸质文件适时另行归档，该管理 模式能使企业档案工作与企业信息化进程同步进行，有利于推动档 案现代化管理。” 二、利用文书档案信息系统，实现网上管理和利用。 抓好文件流程管理和归档管理是提高集团档案质量的重要保 障。为做好公司档案管理工作，山东鲁华能源集团有限公司相继出 台了《山东鲁华能源集团有限公司档案管理暂行办法》和《山东鲁华 能源集团有限公司公文处理暂行办法》等文件，不断加强制度保障。 在文书档案的信息化方面，集团目前采用两套信息系统进行管 理，即办公自动化OA系统和文档管理系统。先是由办公自动化OA 系统对文件进行流程处理，流程结束后再通过文档管理系统中的 “入库”操作将其导入电子档案系统。由于文书档案中主要形式是 收文和发文，根据集团公司实际，系统对收发文进行了分类管理，在 收文中设有上级机关来函、正式文件、权属企业来文、其他单位信息 通报等。因此，文件由以往的人工纵向传阅方式转变为网上扁平化 操作流程：(见附图) ·638· 齐鲁档案论坛 传统的人工传阅流程图 嘏 文件的信息化管理平台流程图 {搴氲 2j岩熬±|{荛§ 培 瞬平罨 ※胤蒉= 收《