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第八次华北地区档案学会学术研讨会论文集 实物档案按编号顺序，将内容输入电脑，编制实物 对贵重的实物档案，我们要采取相应措施确保安 档案目录。实物档案目录可设置编号、物品名称、年度 全，移出档案室时，要履行签字手续：对实物档案要定 (形成时间)、数量、保管期限、存放地点、责任者、互见 期清点，做到帐物一致：平时档案工作者还要注重实物 号、备注等项目。在编目时要注意：奖杯、奖牌、奖状等 档案的整洁，做到定期除尘，避免褪色，确保实物档案 荣誉性实物在编写题名时要写明获奖单位、荣誉称号、 完好无损。存放锦旗、证书等易虫蛀的陈列柜，要投放 获奖级别或等级：纪念品、宣传品等实物要在题名中写 防虫剂；实物档案还应使用数码相机数字化，并将形成 明实物名称、公务活动名称：题词、字画等应具体到个 的数码照片收入实物档案的电子文本中，为单位撰写 人，如有需要还应注明该人的职务和单位，备注栏中填 站史、大事记、年鉴等提供方便。 写字画、题词的规格：印章要在年度一栏填写印章使用 (四)实物档案的利用 起止时间。重要实物档案一般要编写实物档案内容简 1、利用实物档案必须严格履行登记手续。 介或事迹摘要。 2、利用实物档案原则上只能使用实物照片，如确 此外，实物档案目录可按类别以活页形式装订成 需使用实物档案原件，须写明利用目的，经站领导批准 册并编制封面。实物档案目录封面设置全宗名称、实物 方能利用。 类别等项目。 3、归还实物档案时，档案管理人员应对归还的实 (三)实物档案的保管 物档案仔细检查，核查无误后方可签字注销。如发现损 l、保管方法 坏，应立即追究责任。 实物档案载体形态各异、大小规格不一，小的有奖 此外，要想切实做好血站实物档案的管理，档案工 章、证书，大的有奖杯、锦旗，由于装具不统一，因此保 作者还必须在站内主动沟通协调，积极耐心宣传，真正 管方法也不尽相同。可折叠的或小于A4幅面的实物 获得单位领导重视，取得广大职工支持，进而使实物档 档案，如证书、奖状、锦旗等，在贴好标签后分类别按顺 案的管理实现制度化、规范化。如此，血站实物档案管 序放入实物档案盒中保管，这样，既外观排列整齐又方 理才能真正步入科学管理、有效利用的良性轨道。 便利用：较大实物档案，如奖牌、奖杯、纪念品、字画等， (作者单位：晋城市中心血站) 由于规格不统一，无法入盒保管，可在贴好标签后放在 陈列柜或专用柜中保管：停用的归档印章应先蘸红印 参考文献： 泥盖在白纸上，并在红色印模下方填写与实体相同的 [1】霍红梅．浅谈高校实物档案的收集叨．山西档 编号，再将印章清洗干净，装在特制的木格盒子里，印 案．2009．(6) 模向上，将印有印模的纸一同归档。上诉所有包装外要 【2】江中兰．加强“实物档案”管理和利用叨．四川 标示清楚包装内实物档案的类别和起止件号。 电力技术．2002．(5) 2、保管要求 浅谈纸质文件与电子文件的管理 ■朱燕 摘 要：现如今，社会在不断进步，办公自动化越 两种文件形式的不同特．最．在重视现代化电子文件管 来越普及，传统的纸质文件已不能与最新技术接轨，在 理的基础上还有重视传统的纸质文件管理。本研究中。 纸质文件的管理经验上及信息技术促进了电子文件管 笔者在介绍纸质文件与电子文件的共存状态及分析两 理的完善。作为一名档案管理者，面对技术的变化及档