浅谈工程设计档案整理和编目.pdfVIP

科技档案的整理和编 目：E作，就是按照 一 定的原则和方法，将处于零乱状态和需要 进一步条理化的档案，进行基本的分类、组 合、排列和编 目，使之系统起来的工作。科技 档案的系统整理和编 目，在实际工作中简称 “整编”。整和编，是整编T作的两个重要方 基本单位。组织案卷也叫做立卷或组织保管 贯性，所以按原有 目录排列即可。 面，如果只进行整理，不进行编 目，整理过的 单位。技术文件材料具有成套性、通用性和 4．案卷编目。案卷编 目是在案卷内文件 科技档案经移动就会搞乱，也不便于查阅和 专业性强的特点，对于工程设计档案，在一 材料排列好的基础上进行的，有编写顺序 调卷；没有经过系统的整理，面对数量庞大、 个项目内，是按各专业设计的，所以按专业 号、编写卷内文件 目录、填写卷内备考表等。 杂乱无章的一堆技术文件材料，也无法进行 性质的不同分别组织案卷。各个工程项 目形 (1)编写顺序号：是指给每一份技术文件材 编 目，同样也不能达到利用档案的目的。这两 成的技术文件材料数量是不一样的，各专业 料编上一个顺序号，其 目的是固定案卷内每 项工作是相辅相成的，缺一不可。 的图纸数量也不一样。因此，在具体分装成 一 份技术文件材料的顺序，确切地统计出案 1．工程设计档案的分类。在制定分类编 册时就要灵活考虑，在不破坏一个专业有机 卷内技术文件材料的数量。成套的图纸材 号方案时，要根据工程项 目设计的特点，一 联系的前提下适当地组成几册案卷。 料、说明书等已经编了顺序号的就不重编， 个项 目形成的材料就是一套完整的科技档 3卷内文件材料的排列。案卷组成以后， 只有在案卷内技术文件材料没有统一编号， 案，将一个工程的档案全部集中在一起，便 卷内的文件材料要按其系统性、连贯性的要 或者排列次序有了变动或误差的情况下才 于成套地提供利用。所以，工程设计档案就 求进行排列，以便于查找。(1)文字说明材料 另行编号。(2)编写卷内文件 目录：也就是填 要按工程项 目分大类：在一个项 目大类下， 的排列。基本上是按专业来排列，有来往文件 写卷内每一份技术文件材料的名单或清单。 按各种专业如土建 、给排水 、暖通、电气、工 的材料，先排来文，后排复文；带有附件的材 填写卷内目录的作用，是能够一目了然地查 艺、设备、自控等分别划类，并按数量的多少 料，先排正件，后排附件；文字材料与图纸混 阅案卷中每一份技术文件材料，做到心中有 适当地分装成几册案卷。 合组卷的，先排文字说明材料，后排图纸材 数。工程设计档案中，一个专业的图纸如果 2．组织案卷。案卷是一组具有有机联系 料。(2)图纸的排列。工程项 目的图纸，在设计 数量不多，能够装订成一册，就尽量利用原 的科技文件资料，按照整理工作的原则组成 工作过程中都有图纸 目录和图纸编号，也基 设计 目录；如果图纸数量较多，需装订成几 为卷，它是档案部门进行管理和提供利用的 本上反映了一组技术文件材料的成套性和连 册，那么就需分别对各册案卷编写卷内文件 要求竣工资料必须与工程实际相符，保证资 料的原始性、真实性、可靠性，将工程资料完 工后统一检查，转变为时时检查和全过程检 查，利用建设单位和监理部门的信息平台， 口 新疆油田公司档案馆 贾显英 掌握工程资料形成和积累过程，做到工程建 近年来，伴随着油田生产持续发展，油 工作做到工地现场，认真解答施工单位提出 设进度与管理要求同步上传下达，即便于管 田地面建设工程规模逐渐扩大，产生的工程 的问题，对工程资料形成过程跟踪服务，要求 理单位掌握工程动态，又便于档案部门了解 资料 日益增多。过去由于没有坚持工程资料 在工程完工时，保证工程资料收集整理工作 掌握工程资料形成情况，每次检查完毕，都 管理指导和收集整理工作与工程进度同步， 与工程同步完成。 要把检查情况通报有关单位，便于整改，避 造成工程资料收集不全，有