谈电子政务环境下电子文件的归档.pdfVIP

目前，社会上对电子政务有诸多不同的 论述，称呼上也各有差异，如电子政府 、网络 办公、办公 自动化等等不同的称谓 ，但实质 都是借助成熟的电子计算机和信息技术为 主要手段 ，建成一个覆盖党政机构各部门和 相关企业的应用系统，为领导决策和机关办 务内网已经成为政府信息交通的主干线 ，由 没有给我们带来这方面的优越性，普遍的 公提供服务 ，实现机关办公现代化 、信息资 于各种原因，文书部门和档案部门在网络中 “双套制”反而增加了档案管理的成本支出， 源化、传输网络化和决策科学化，提高办公 处于不同的位置，有的甚至是实行物理隔离 严重削弱了现代化技术在档案领域中本应 效率，提高管理水平。通常意义上所说的 “无 的，这无疑限制了文档一体化的进行。充分 该具有的效益。由此，很多档案机构开展档 纸化办公”，实际上就是电子政务的特征和 地打通文书与档案部门之间网络的通道，是 案信息化工作的积极性就大受影响。 表现。 高效地实现文档一体化的关键。(3)建立电 二、全方位加强电子文件安全建设 一 、 电子文件的档案管理 子文件中心。通过建立电子文件中心统一管 1建立电子文件安全管理制度。计算机 电子政务势在必行，而电子文件又有其 理政府各单位产生的电子文件。各级、各单 网络系统的安全系数会随着时间的推移而 自身非常突出的特点 ，该如何保证电子文件 位档案室将归档的电子文件信息移交到政 降低。于是，为长时间保证安全，制定严密的 的合法性、完整性、真实性，形成具有法律效 府电子文件数据中心，中心将各级不同系统 安全管理制度 ，并常抓不懈，仍是行之有效 力的电子档案呢?笔者认为： 所形成的电子文件信息通过文档数据中心 而又非常重要的措施之一。 1．档案管理工作提前介人电子文件的 系统平台转换为统一数据格式标准的电子 2．完善电子文件流转跟踪登录管理。通 运作和管理。各国的档案管理工作一般都是 文件 ，并对其进行整理和鉴定。 过完善的跟踪登录管理体系为每一个电子 与文件管理工作分开进行的。鉴于电子文件 3明确电子文档管理标准。由于电子文 文件建立文件处理档案，一份文件要经过多 的特点，一些国家已开始采取措施 ，使档案 件涉及的技术环境较复杂 ，采用标准化的方 个人的手甚至跨越多个机构才能完成运作 管理的要求向前延伸到文件管理工作中。例 法进行管理会更细致、周全，易于操作。例 过程。为避免差错，在管理上应对人员权限 如，加拿大等国按档案工作要求制定的 “文 如，挪威等国的 N“oARK文件登记簿标准” 严格控制，技术上做到对任何人的任何操作 件保管期限表”，可以说就是考虑了档案管 等 ，都是在 ICA的档案著录规则基础上针 都进行登录，建立可靠的电子文件档案。一 理的要求，并且编制了通用软件包，实现了 对电子文件管理的要求制定的规范。 些国家对一般文件和电子文件建立的生命 电子文件与纸质文件的统一管理。 我国也正在抓紧制定 C“AD电子文件光 周期理论和伴随电子文件生命全过程的电 目前，国务院及国务院办公厅、中共山 盘存储、归档与档案管理要求”和 “电子文件 子文件生命周期表，就是一种较好的方法， 东省委及办公厅已经取消了纸质红头文件， 归档及电子档案管理方法”两项标准，前者主 可以按法律要求确定电子文件生成的合法 并对重要文件和统计数据分别以政报、汇编 要是对CAD电子文件的光盘存储和保管进 程序及确定其法律效力或真实性鉴定所必 等形式对外权威发布。档案工作主管部门也 行规范。后者则是对公文类电子文件和电子 须具备的背景信息、元数据等详细项 目。 在积极寻求对策，其主要 目的是把 目前的公 档案，从收集、积累、整理、归档、移交、保管、 3．在电子文件管理系统中建立有效的 文办理和档案保管的分段管理状况，从对电 利用、统计等方面作出较细致的规定。 操作权限管理体系。按照信息安全、人员职 子文件连续管理的角度统一起来 ，并提出符 4．推广电子签名有效解决电子文档法 责、设备管理等因素，对电子文件管理系统 合档案管理的原则要求。 律效力问题。电子文档的法律效力是长期困 的操作权限进行合理划分，在工作模式和软 2．文档一体化。在电子政务环境下，文 扰电子政务进一步快速发展的瓶颈。早在 件功能