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维普资讯 囤书与挡靠管理 往 技术协作健息 2oo8(19)总第966期 论档案信息化与资源共享 ●于洪梅 自上古时代起，世界上任何地区，任何国家的档案得以保存的直接原 据库为目标 ，以有组织的集体力量进馆查阅大量资料 ，摘取大量信息和数 因，是档案的有用性。正如法国档案学家米歇尔 ·迪相所说 ，从古代埃及、苏 据，进行专门课题研究。法国国家档案馆 由于接待了这种利用者，25年间使 美尔、中国和印度这样一些遥远的文明地域开始保管书写品起 ，直到现代 提供利用档案的数量增长了17．7倍。 人类对档案的科学保管，其原因就在于档案的有用性和可利用性。档案的 以上这些，可以看作是信息时代档案进一步开放的特点。它促使各国 自身价值决定了它的有用性。档案是人类以往活动的记录，是前人劳动和 要迅速制定出与此相适应的档案利用和开放政策，包括档案利用类型以及 智慧的结晶。它记载着无数的成功和失败。因此，档案又是人们获取知识、 档案利用限制、档案借阅、档案利用服务等诸多方面的政策和规定。 借鉴经验、寻根追据、开展工作和活动必不可少的信息源。 二、档案管理信息化建设实现更好的共享 随着社会的进步 ，档案利用经历了一个 由封闭到有条件开放的漫长过 由于计划经济体制的束缚 ，档案工作长期处于一种封闭状态 ，档案工 程。这里之所以讲有条件的开放，是因为直至当今，世界任何国家的档案开 作者逐步形成了比较保守僵化的观念 ，手工查寻、柜台式坐等传统服务方 放都是有条件的，不然就不会有档案的限制利用、不同的封闭期、不断降 式．已经成为档案工作的积习。随着信息技术的迅猛发展和广泛应用 ，办公 密、解密存在，也就会像图书馆那样以新书、新藏品吸引读者和利用者了。 自动化的 日益普及，电子政务的加速推进，电子文件和电子档案的大量涌 一 、 档案利用走进信息资源共享的时代 现，对档案信息的收集、管理、开发和利用提出了新的要求 ，信息化将对传 档案来之社会，用于社会。开放档案是实现档案潜在价值的途径，是把 统的档案管理模式产生巨大的冲击。档案管理信息化也 已经成为很多企业 档案的有用性和可用性变成社会效益和经济效益，实现档案信息资源共享 档案管理工作必须面对的新课题，也是必须解决的一个现实问题。因此，必 的途径。第二次世界大战以后 ，战胜国获得了德 、日等战败国的档案文件， 须尽快改变在计划经济条件下形成的思维模式和传统的工作方法 ，把档案 并将其部分地加以公布出版，供公众利用。学者们为了研究二次大战的全 工作基础设施建设的重心转移到信息化建设上来 ，以档案信息化推动档案 面情况，也催促本国政府开放有关档案，档案利用需求的这些变化，使档案 事业的跨越式发展。 向更加开放、迈出了决定性的一步，从而推动了档案利用的整体发展。 企业档案管理信息化的核心内容是计算机技术的应用和网络的应用， 从上世纪60年代起，人类社会逐渐进入了以高科技 日新月异的发展 信息化的主要表现就是利用计算机来对档案信息资源进行管理，与传统档 为主要标志的信息时代 ，档案利用也随之走进了信息资源开发与共享时 案资料相 比，数字档案更易于保存、查询、修改、并且可以通过互联网快速 代。人们对档案的认识有了飞跃性的提高，档案开放原则已被各国普遍接 传递 ，档案存储数字化大大提高档案的利用率，并降低了档案管理的成本。 受，因此提出了要利用现代高科技手段实现档案信息的开发和共享。在这 档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，其它一切环节都建立在 种情势下，档案利用也显现出许多新情况和新特点。 此基础之上，企业要 以加快室藏档案的数字化进程为基础，以电子文件的 首先，档案利用需求 日益向近现代档案甚至近期档案转移。这是因为 归档和管理为重点，加强档案信息资源建设。21世纪已经进入互联网时代， 研究课题和利用者的兴趣越来越涉及当代事件。据英国公共档案馆统计， 充分利用现代网络技术 ，实现档案信息社会化，是档案信息化的重要标志， 上世纪 70年代来馆查用 20世纪文件 占利用者人数的50．7％。英、法、