电子文件中心建设的几点思考.pdfVIP

档苑论坛 电子文件中心建设的几点思考 刘金荣 在当前国家信息化快速发展，电 就是电子文件中心和数字档案馆建设。 传教育部门主要负责对市级各部门 子政务扎实推进，电子文件、电子档 这既是发展 目标，又是发展重点，还 档案人员应用系统的操作培训等。 案大量产生的形势下，抓好电子文件 是发展的途径，是一个综合陛的工作 电子文件中心建设作为一个系统工 中心建设 ，推动电子文件规范化 、法 体系。 程，在建设过程中明确各部门职责， 制化进程，建立电子文件管理体系是 3、做好调研 。设计方案。电子 做到分工不分家 ，密切配合 ，协同 档案部门的当务之急。 文件中心作为数字档案馆的一个子系 作战，较好地发挥整体联动作用。 1、加强领导。明确 目标。龙井 统，是整个数字档案馆的一个组成部 5、建章立制。形成机制。电子 市电子文件中心既是全市的电子文件 分。它依赖于电子政务和社会信息化 文件中心建设是一个系统工程，它需 中心，也是各单位、各部门的电子文 的发展程度，必须分步骤 、分阶段稳 要网内用户的支持与配合，形成有效 件在流转过程中的最终归宿，工作涉 步建立。在不能一步建立数字档案馆 地工作链。首先，是建立非涉密电子 及市级机关各单位、各部门0各单位 的情况下，重点建设以电子公文为主 文件的收集制度。电子文件中心是电 既要从适应全市办公 自动化建设发展 要资源的电子文件中心，将直接凸显 子文件的归宿地，对于已经办理完毕 的高度来重视这项工作，也要从建立 档案馆在信息时代的公共服务功能， 的可公开文件 ，通过在线归档或扫描 本单位电子文件数据库的角度来做好 为进一步建设数字档案馆奠定基础。 等数字化手段形成电子文件，并进行 这项工作。电子文件中心建设是当前 最好与市信息办电子政务部门联系， 收集、编 目、整理后，通过政务网络 和今后档案工作的目标和方向。因此， 聘请有实力的大公司制定设计方案和 接口送交电子文件中心。其次，是建 需要成立以档案馆 (局 )牵头的电子 施工。在系统设计 匕应将档案管理、政 立非涉密文件的报送制度。这是电子 文件中心建设领导小组，以协调电子 府办公系统、内网传输系统、数据I荤系 文件中心的主要工作，如果没有各单 文件中心建设和保证 日后的电子文件 统综合考虑，搭建起我市功能强大的电 位电子文件的及时报送 ，那么电子文 接收等工作。 子文件、电子档案管理利用平台。 件中心就会成为无源之水。然而，要 2、主动联系。加强沟通。在电 4、明确职责。搞好配合。电子 做到电子文件的及时报送，仅靠档案 子文件中心构建初期，档案馆 (局) 文件中心建设是一项长期性、动态 馆 ．(局)的努力是不够的。在电子文 可通过多种形式与相关部门联系，邀 性的工作，电子文件 中心作为电子 件中心开通以后，制定 《电子文件报 请市信息办的领导和网络中心的有关 政务网络的一个组成部分 ，是电子 送办法》，明确报送单位、范围、时 专家座谈，并就有关的技术问题进行 政务工作的延伸。作为电子政务网 间、形式和载体。同时，积极应用电 咨询；构建中期与开发单位沟通，就 络中的一个组成部分 ，可以应用这 子文件中心系统平台，推进档案部门 电子文件中心的功能流程设计交换意 个网络开展自身的业务工作。因此， 网络节点与政务网的互联，优先开展 见，形成共识。广泛而主动地联系沟 建设好电子文件中心一定会涉及到 电子公文的实时在线接收。 通，不仅有利于解决建设过程中的种 方方面面，既有外部的工作，又需 总之，电子文件管理工作为档案 种问题，同时也能引起相关部门领导 要档案馆 (局)内部各处室的共同 更好地服务于党和国家的各项事业构 的重视，从而在构建过程中得到他们 配合 。如：技术部 门主要负责方案 建了新的平台，学习借鉴成功经验， 的支持。电子文件中心建成后，要和 的制定，平台的搭建，工作的联系， 勇于创新，扎实工作，把好工作的每 市级机关档案部门加强联系，对档案 技术 问题的解决；监督指导部 门主 个环节，使电子文件中心在电子政务 人员进行培训。同时，要争取将项 目 要负责电子文件归档标准、规范的 建设中发挥积极的作用，并为档案管 纳入市政府电子政务建设整体规划。 制定；保管利用部门主要负责电子 理工作开辟新的空间。 电子