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浅谈如何做好炼油装置设计项目中的文档控制工作 中国石油工程建设公司华东设计分公司 史斐翡 陈忠江苑世明 中国石油工程建设公司乍得分公司 法元金 摘要：工炼油装置设计项目运行过程中，产生的文件数量巨大，种类繁多，能否 对繁杂的项目文件进行有效控制成为衡量项目管理水平的重要指标。本文从文档控制的 对象、文档控制的内容、文档控制的要点三个方面介绍了如何做好炼油装置设计项目中 的文档控制工作。 关键词：文档控制炼油装置设计项目 一．概述 在炼油装置设计项目中，项目的不同要求、项目执行过程中发生的变化、项目管理者思路的实 现等信息，都是通过文件形式来表现的。文件作为重要的信息、数据、理论的依据，成为项目中不 可缺少的一个重要组成部分。能否对文件进行有效的控制，成为衡量项目管理水平的重要指标。有 效的文档控制，一方面可以使项目执行的整个过程具有可控性、连续性和可追溯性；另一方面，它 为项目管理者对整个项目的宏观了解、掌握、控制以及微观跟踪、解决、处理提供了具有说服力的 书面依据。 笔者所在公司的文档控制工作起步较晚，但随着近几年海外项目的增多以及适应市场及竞争的 需要，我公司的文档控制工作发展迅速，现己建立完善的文档控制体系。在下文中笔者将结合炼油 装置设计项目文档控制工作实际，介绍如何做好炼油装置设计项目的文档控制工作 二．炼油装置设计项目文档控制的对象 文档控制的对象即为文件，对炼油装置设计项目来说，文件种类繁多，按设计阶段划分，主要包含 以下类型的文件： (1)可行性研究及项目前期的相关文件 项目建议书及批复；设计委托书；开工报告；招投标文件；规划总图；地形图；地下管网图； 项目选址意见书；水文、气象、地震、地质等资料；供水、电、汽、风协议书，申请报告及批文； 业主书面建议要求；历次会谈纪要、会议纪录、来往函件、备忘录、传真；方案讨论记录：外来资 料(包括业主或其他方提供的标准、规范、样本、各种技术资料、图纸等)；工艺计算书、物料平衡 32 计算书；可行性研究报告及项目建议书的原稿和成品。 (2)工艺包设计的相关文件 工艺说明书：主项表或任务单；历次会谈纪要、会议纪录、来往函件、备忘录、传真：方案讨 论记录：工艺设计成品(包括计算书、图纸、数据表等)。 (3)基础设计的相关文件 可行性研究报告及项目建议书的批复；基础设计开工报告；设计统一规定；项目外来文件、资 料登记、验证、发放记录表及对应的外来资料；中标通知书、专家评审会议纪要；方案文本；方案 审批意见；各专业互提条件表、图纸；计算书；会议纪要、备忘录、函件、传真：设计考察或联络 资料；基础设计成品(包括设计说明、概算及图纸与表格)。 (4)详细设计的相关文件 基础设计文件及审查纪要；详细设计开工报告；建设单位书面建议、要求、补充条件等；项目 外来文件、资料登记、验证、发放记录表及对应的外来资料；条件协作表及各专业互提的设计条件 单、表、图(校、审、会签必须完整)；计算书；校审卡片；设计评审纪要；项目质量检查记录；各 种技术会议纪要、来往函件、电传、传真；设计分包资料；设计成品(包括底图、蓝图等)；设备及 材料请购单；工程预算；内、外部变更单；设计总结。 三．炼油装置设计项目文档控制的内容 针对炼油装置设计项目的所涉及的种类繁多的文件，文档控制工作的定位为：根据项目文件控 制程序，在项目执行过程中采用科学的方法和手段，对项目文件进行规范、准确、高效、有序的控 制和管理，以满足项目沟通的需要，更好的实现项目目标。笔者结合所负责的某项目的蜡油加氢裂 化装置可研、基础设计和详细设计阶段的文档控制工作。对文档控制的内容按文件的生命周期为线 索，作了以下划分： (1)对项目文件的形成进行控制 格式规范、表述清楚、分类合理、编码正确、签署盖章完整是文件进一步流转、保管、利用、 统计、归档的基础，也是对外沟通，展示企业形象的有效方式。项目文档控制可使项目文件从格式 到编号，均处于有效控制的状态，从而实现项目文件的规范化。 要实现项目文件的有效控制，需要在项目文件形成时，文档控制工程师对上述的文件基本属性进行 检查，确保项目文件的质量，在此基础上进行文件的下一步处理。 (2)对项目文件的发送和接收进行控制