论文书立卷改革的基本因素与理论基础.pdfVIP

全国新千年档案学理论研讨会论文集 论文书立卷改革的 基本因素和理论基础 赵嘉庆‘金洁慧 我国现行的文书立卷工作，是由文书处理部门将办理完毕、 具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系 组成特定案卷。这里所指的“案卷”，是一组经过鉴定、分类、 系统化整理与编目的有机联系的文件组合体。当文件形成发出或 收到并运转处理完毕之后，便进入文书立卷阶段：将经过鉴定并 确认具有保存价值的文件，按照既定的分类方案，分别纳入各自 从属的类别中，然后经过系统化的组合整理，组成基本的保管与 检索的单位，并以编目的方式固定其位置，排列上架进行保管， 为机关各项工作提供利用。所谓文书立卷改革，就是指文件归档 时，在计算机对文件实行全文信息管理的前提条件下，取消立 卷，以单份文件为保管单位按其自然联系排列编目装盒上架保 管。它的实质就是将档案的基本保管单位，由一组文件组合体的 “卷”，改为单份文件的“件”。这一改革有其基本的因素和深刻 的理论基础。 长期以来，作为档案工作基础的文书立卷工作一直发挥着积 极的作用。党和国家对文书立卷工作有过明文规定。1955年1 月17日中共中央批准的《中国共产党中央和省(市)级机关文 书处理工作和档案工作暂行条例第十七条就明确规定：“机关 内各单位办理(或领导人亲办)完毕的文书材料，均应汇交单位 文书处理部门或文书工作人员立卷保存”。1956年4月16日国 务院也作出了关于加强国家档案工作的决定，进一步指出： “全面推行文书处理部门立卷，从而建立统一的归档制度”。1956 4】8 档案学科的建设与发展 年12月全国政府机关档案工作会议通过并经国务院批准实施的 国家机关文书立卷工作和档案室工作暂行通则明确要求1957 年在全国全面推行文书处理部门立卷的制度。 由于文书立卷的目的是为了把机关在自身工作活动中形成的 信息记录(文件)保存起来，以便今后工作和历史研究的查考利 用，因此，在进行文书立卷时既要遵循文件材料的形成规律和特 点，保持文件之间的有机联系，又要区别不同价值，便于保管和 利用。在我国过去和现在的立卷实践中出现了十进位分类法、门 类纲目法、分级立卷法、“六特征”立卷法、“四分四注意”立卷 法、“三分两同”立卷法、一案一卷法、简单立卷法、分类组合 法等多种立卷方法。这些传统的立卷方法有其自身的优缺点。优 点是：便于管理，不易散失。将文件材料装订起来，不易被利用 者拆卷或随意抽取，即使是反复利用，也不会散失，安全性较 好。另外，在手工检索下，便于连锁查找。由于传统方法在立卷 时采用“以问题为主”，所以查找一份文件时往往能将该年度的 同一类问题的所有文件都查到，这样，在对事情发生的具体时 间、详细内容都记不清的情况下，能够提高手工检索的查全率和 查准率。缺点是：第一，程序繁琐且工作量大。任何一个单位的 立卷都要经过兼职档案人员向业务人员收集，收集齐全后进行整 理，然后向档案部门移交这一过程，任何一个环节的工作脱节都 会影响全部档案最后的编目、入库工作，对于年立卷量较大的单 位尤其如此，而且兼职档案员水平、素质参差不齐，往往会造成 整体工作的拖拉，兼职档案员更换频繁，造成档案室在每年的立 卷归档前都要进行业务培训，也在一定程度上增加了档案部门的 工作量。第二，易造成立卷思想的不一致。虽然立卷的原则、方 法是统一的，但由于立卷人员的理解角度不同，往往一卷相同的 档案会由不同的人组出不同的样式，即使是同一个人，有时也会 在一些细节上产生偏差，出现不同的组卷方法。而这种不一致又 4】9 全国新千年档案学理论研讨会论文集 不是可以简单地通过培训解决的，因为原则是固定的，但实践中 的问题是多种多样的，而且案卷的组合、排列等工作本身也存在 着很大程度的主观性。这种组卷的不一致势必会带来利用上的困 难，即使组卷方法能始终保待一致，但如果利用者在借阅时与立 卷者在组卷时考虑的角度不一样，也可能会导致查不全或查不 准。第三，易产生杂卷。虽然我们在组卷时提倡“以问题为主， 一事一卷”的方法，但在实际操作中会出现许多只有一、两页有 保存价值，但和任何其它事情都不靠边的文件，往往不知归在何 处。这时不论是把它按作