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图书与档案 I■ ChinascienceandTechnologyReview 实现档案管理信息化的具体措施 孙明媛 (哈尔滨地铁集 团有限公司) [摘 要]档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务能力的不可缺少的手段。本文针对如何实现档案管 理信息化的具体措施进行了探讨。 [关键词]档案管理；信息化 ；建设 ，措施 中图分类号：G270．7{R197．3文献标识码 ：A 文章编号：1009—914X(2015)08—0224—01 档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升 整、准确 ，有利于公司工作 的完好进行。 档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来档案部门大力推进档案管理信息 32备份管理 化建设，力图使档案工作与社会发展同步。尤其现在计算机管理广泛应用于各 公司各单位、各部门应该有计划的将 自己有价值的资料、档案进行备份管 类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和 理或者放到公司的档案库保存 建立健全档案归档制度，使档案管理进行得安 传递速度逐步取代了纸质文件 ，如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作 全、规范，在管理中要对档案提供借 阅登记，保证资料的安全，做到档案的安全 的关键 。 管理 ，为公司的发展做长远的打算。 1．档案信息化建设的现状 3．3对档案进行定期核查 11社会的现代化发展管理软件缺乏统一性 需要档案室管理的工作人员定期对档案进行清点核对，是否符合档案的原 档案部门使用的计算机型号不统一，各 自开发的软件不能互用，并且没有 始记录，做到万无一失，机密资料不被盗取，保障公司的权益不受侵害 一 个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不 34对档案进行定期修复完善 能互调 ，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这 档案特别是纸质档案，容易出现老化、破损、霉变等问题，这个时候就需要 制约了档案信息化的进程。 定期检查 ，做到及时发现，及时修复完善，电子档文件记得定期备份 ，电子档案 12档案管理工作标准化规范化仍需改进 的储存媒介要及时修检 。 档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但 由于历史原 35安全存放 因，馆藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不 不同载体的、不同材质 的档案应按照其特殊的情况进行分门别类规范保 强，系统软件移植性差，档案 自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某 存。电子档案要注重储存媒介的有效保存时间，纸质档案又要注意防霉防潮，需 一 个系统 ，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作 电子化。 要对特殊载体档案的进行特殊存放，根据其特性和要求，安全、规范、合理存放。 13档案管理的技术标准问题 3．8珍贵、有价值的档案的保管 档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和 公司建立相应的档案室，对珍贵、有价值的档案进行特殊保存，可以放到档 发展考虑 ，越来越多的归档文件资料是磁盘 、光盘 ，现行的档案整理、分类办法 案室或者递交别的地方进行保管，同时进行备份，对原件进行保存，复印件拿来 及有关规定已不能完全适应。 使用，保障原始文件的安全，真正保障公司的安全 。 1．4档案信息管理人员的素质有待提高 4档案管理信意化建设途径 实现档案信息电子化，首先要有现代化