电子文件背景下高校档案集中管理模式初探.pdfVIP

口 陕西师范大学 庞 莉 赵豪迈 摘 要 本文浅析了在电子文件背景下高校档案传统管理模式的困境及档案在数字化过程中存在的问题，在此基础上探讨出 纸质档案与电子档案并存互补的集中管理模式，及集中管理模式适应新形势下高校 电子档案管理的诸多优势。 关键词 电子文件 纸质档案 集中管理模式 伴随着信息时代的快速发展及市场经济的建立和逐渐完善，人 为档案部门后续收集、鉴定以及数字化处理的工作增加了困难。 们 日渐依赖于计算机技术、网络通信技术及其他现代化的新兴技术 2．导致信息载体单一，不利于信息资源共享。由于高等院校类 来获取信息及处理 日常生活中的各种事务，因此获取并处理信息是 别、层次的不同，且学校对于档案事业的重视程度也参差不齐，部分 各种活动中很重要的一部分。档案作为一种重要的信息源，正 日渐 高校缺乏对档案的保护、保存和进一步利用的意识 ，导致长期对档 获得人们的重视与青睐。高等院校档案管理工作不但肩负着为校内 案管理工作的重视程度 比较弱，对档案工作经费投入的普遍不足， 学生和教师服务、为教学、科研服务的重任，同时又有面向校外服务 造成一些高校档案室设备陈旧，高校档案事业机构设备不健全，馆 的职能，值得一提 的是高校是知识和技术 的聚集地 ，因此在 电子文 舍条件差，库房不足，既不利于档案工作的开展，也不利于档案的安 件背景下高校应适时变革档案管理模式，探讨出在电子档案和纸质 全保管。这就使得高校在数字档案馆建设过程中起点低，困难大。档 档案并存现状下有利于档案建设和管理的新思路。 案信息的载体也仅仅停留在纸质和传统的音频、视频存储介质的基 一 、 电子文件背景下高校传统档案管理模式的困境 础上，信息资源的利用和开发相对较少 ，不能将档案信息资源合理 高校档案是高校党政管理、教学、科研等职能活动的历史记录， 充分的利用，也使得高校档案管理跟不上信息时代的步伐。 是高校发展历史轨迹的真实记载，客观地反映和记录着高校的教 3．造成服务技术手段落后，不适应信息时代的发展。众所周知， 学、科研、党政管理等各方面改革发展的现状，在高校的人才培养和 档案的收集、管理、利用是一个统一的整体，一个关键环节都缺少不 科学研究诸领域发挥基础性的作用 lI『。现阶段随着各个高校的发展 了，然而收集和管理都是以利用为 目的，高校档案部门主要是为高 和数字化校园建设的需要，纸质档案的数字化以及电子文件的广泛 校的教学和科研服务，但 由于高校档案馆人员配置不合理 ，以及高 使用使得高校档案传统管理模式出现了困境，已远远落后于信息社 校本身对于档案的重视程度不够，导致高校的档案发展总是滞后于 会的步伐，尚不能全面高效的满足师生及社会对档案信息的需求 ， 整个档案事业的发展，而高校档案工作也往往没有适应学校的整体 很多有用的档案资源也处于分散状态，造成高校档案在数字化管理 发展，甚至没有利用高校知识发源地和聚集地的优势对档案工作积 过程中的困境 日益凸显，主要表现在如下方面。 极创新，因此，传统的档案收集、保护、利用的单一模式直接造成了 1．导致档案数字化难度大。高校档案作为见证高校历史发展直 服务技术手段落后，不能更好地为教学科研服务的后果。此外，“巧 接形成的有价值的文献资料，其原生性和原始性是毋庸置疑的，由 妇难为无米之炊”在高校档案事业中体现得淋漓尽致 ，档案工作人 于传统档案其立卷部门的不一致性和保管的分散性，造成了档案工 员面对基础条件差的客观事实无法更新服务技术手段 ，这也就限制 作者必须在每个环节上都十分重视维护档案的原始价值，而且高校 了高校档案事业的发展。 档案馆作为高校的下属部门受国家政策的指导，地方政策的约束和 4．档案工作拓展难 ，不利于高校档案管理模式变革。学校各个 学校政策同等效力下 ，其开放是受保密制度限制的，高校的传统模 部门的工作都是围绕学校整个教学和科研展开，并且学校各项工作 式主要停留在档案分散管理即由院系等学校二级单位 自行产生，自 都是为学校整体建设服务，而档案传统管理模式大多处于分散管理 行保管。这就造成档案的收集困难以及老旧档案数字化难度大，也 状态，尚且不去追究档案是否保存完整，质量好坏，其对于反映学校 数字化。而我国的档案信息化建设至今仍处于起步阶段，全国各地 转的历史潮流，全世界各国如今都在致力大力挖掘档案信息资源的