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衡水橡胶股份有限公司 文明办公管理制度 衡橡字行政管理部 [2012]2 号 1 目的 为规范员工办公行为，加强规范化管理，确保文明办公，提高员工素 质和办事效率，树立企业良好形象，特制定本规定。 2 适用范围 衡水橡胶股份有限公司全体员工。 3 职责 3.1 行政管理部负责对集团公司及分公司、子公司文明办公的监督、管理 的工作。 3.2 各部门负责人负责本部门文明办公的日常管理与监督工作。 3.3 各岗位工作人员负责本岗位文明办公的日常管理工作。 4 内容 4.1 着装规范 4.1.1 员工着装应整洁、大方，保持干净卫生。男员工不得穿拖鞋、短裤； 女员工不准穿露背上衣、低胸衫、超短裙等。配饰要简约、优雅、自然大 方。 4.2 日常用语及电话使用要求 4.2.1 工作时间提倡使用普通话，接待来访人员时应做到态度和蔼，语言 文明等； 4.2.2 要习惯运用礼貌用语 “您好、请、请您见谅、多多包涵、谢谢、再 见、不客气、请稍等、对不起、好的、不好意思”等等； 1 4.2.3 接打电话态度要温和，接听时一律使用 “您好，衡橡股份”。应等对 方挂断电话后，本人再挂断，以示尊重对方； 4.2.4 通话时，应做到语言简明扼要，一般电话应该不超出三分钟； 4.2.5 所接电话若非本人的业务电话时，应立即询问对方单位名称、姓名、 电话等，并做好记录后，随即转告当事人 （或直接转接）； 4.2.6 凡对方提出的问题无法回答或不便回答时，应耐心解释或委婉拒绝； 4.2.7 接打电话时禁止使用免提，声音过大，要顾及周围的人，避免影响 他人办公； 4.2.8 禁止使用办公电话聊天或联络私人事宜； 4.2.9 电话及网络是保持公司工作畅通的主要渠道，要爱护话机和网络， 做到话筒的轻拿轻放。 4.3 办公环境要求 4.3.1 文件柜的摆放，根据本部门的格局，尽量设置在偏离窗户的位置； 4.3.2 重要文件资料一律归入文件夹，进入文件柜保存，不准放置在办公 桌上； 4.3.3 办公桌面要保持整洁有序，文具用品摆放整齐，文件、资料看完后 整理归类放回原处，不得随意乱扔乱放； 4.3.4 不得在办公桌椅上放置衣物、雨伞、毛巾等生活用品，工作期间随时 清理桌面上的文件资料和办公用品，确保桌面整洁、美观； 4.3.5 茶杯和必须的办公用品一律整齐有序地摆放在办公桌上；垃圾篓要 做到每天清倒； 4.3.6 下班后应各自清理自己的桌面卫生，椅子摆在办公桌的正中间推进 2 去，有电脑、打印机的员工，应关掉电脑主机、显示屏电源及打印机电源， 并关掉空调、风扇、电灯、门窗等； 4.3.7 爱护墙面卫生，任何人禁止在墙上及其它实物上乱涂乱画，办公区 内张贴、悬挂物品要整洁，确保美观； 4.3.8 每天 8：10 前对办公区进行打扫，每天下班前 5 分钟进行卫生整理。 4.3.9 厂区公共环境、设施要求，见附件 《关于厂区办公环境、设施维护 的管理规定》。 4.4 劳动纪律及行为规范 4.4.1 上班时间不能聊天 （含电话聊天）、高声喧哗，不能看与工作无关的 报刊杂志，不能串岗； 4.4.2 上班期间应保持良好的精神面貌，不得在工作区域睡觉或无精打采， 如果周围的同事发现应及时委婉的提醒； 4.4.3 在进入其它办公室时，首先应先敲门，待对方允许后方可进入，不 得直接闯入，打搅他人工作； 4.4.4 与人交谈，严禁使用不文明用语，每位员工应做到讲文明、懂礼貌， 不讲粗话、脏话，同事之间见面应点头、微笑、问好。员工之间要养成文 明用语的习惯，无论在欢迎、告别、问候、道歉、征询、应答还是婉言谢 绝应使用相应敬语，如 “您好”、“再见”、“请问”、“对不起”、“谢谢”、“非 常抱歉”等； 4.4.5 爱护办公用品及其它公共财物，维护公共卫生，严禁随地吐痰，乱 丢烟头、纸屑、杂物等； 4.4.6 除各经理办公室、